Về cuộc họp tiếp theo của bạn

Ký gửi 18597265 s

Tôi đã suy nghĩ rất nhiều về các cuộc họp gần đây. Seth's đăng trên sự kiện công ty hàng năm đã truyền cảm hứng cho tôi để bắt đầu xây dựng bài đăng này. Là một người có công việc kinh doanh của một nhân viên, tôi phải hoàn toàn cẩn thận về số lượng cuộc họp mà tôi tham dự không tạo ra doanh thu.

Mỗi ngày, tôi được mời đến một cuộc họp - thường là một tách cà phê hoặc một bữa trưa. Phần lớn thời gian, họ là các mối quan hệ nghề nghiệp hoặc thậm chí là khách hàng tiềm năng, vì vậy nó không tạo ra doanh thu bây giờ, nhưng ngày mai nó có thể dẫn đến một cái gì đó. Những cuộc họp này cực kỳ thú vị… thường là động não hoặc lập chiến lược về một công ty, hoạt động tiếp thị của họ hoặc một công nghệ đang phát triển.

Tuy nhiên, điều đó hoàn toàn khác so với khi tôi từng làm việc tại các công ty lớn tổ chức các cuộc họp hàng ngày. Các cuộc họp tại công ty rất tốn kém, làm gián đoạn năng suất và thường là một sự lãng phí thời gian tuyệt đối. Đây là kiểu họp làm tổn hại đến văn hóa của một doanh nghiệp:

  • Các cuộc họp được tổ chức để tìm sự đồng thuận. Rất có thể bạn đã thuê một người có trách nhiệm hoàn thành công việc. Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp để quyết định cho họ… hoặc tệ hơn… để đưa ra quyết định cho họ, bạn đang mắc sai lầm. Nếu bạn không tin tưởng người giao việc, thì hãy sa thải họ.
  • Các cuộc họp để lan tỏa sự đồng thuận. Điều này hơi khác một chút… thường do người ra quyết định nắm giữ. Anh ấy hoặc cô ấy không tự tin vào quyết định của mình và sợ hãi về hậu quả. Bằng cách tổ chức một cuộc họp và nhận được sự đồng thuận từ nhóm, họ đang cố gắng để đổ lỗi và giảm trách nhiệm của họ.
  • Họp để có cuộc họp. Không có gì tệ hơn là làm gián đoạn ngày của ai đó vì cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng mà không có chương trình làm việc và không có gì xảy ra. Những cuộc họp này cực kỳ tốn kém đối với một công ty, thường lên tới hàng nghìn đô la.

Mỗi cuộc họp nên có một mục tiêu không thể được đáp ứng một cách độc lập… có thể là động não, truyền đạt một thông điệp quan trọng hoặc chia nhỏ dự án và giao nhiệm vụ. Mọi công ty nên đưa ra một quy tắc - một cuộc họp không có mục tiêu và chương trình làm việc sẽ bị người mời từ chối.

Nhiều năm trước, tôi đã học một lớp lãnh đạo, nơi họ dạy chúng tôi cách tổ chức các cuộc họp. Điều đó nghe có vẻ buồn cười, nhưng chi phí cho các cuộc họp với các tổ chức lớn là rất đáng kể. Bằng cách tối ưu hóa mọi cuộc họp, bạn đã tiết kiệm được tiền bạc, thời gian và xây dựng nhóm của mình thay vì làm tổn thương họ.

Các cuộc họp nhóm có một trưởng nhóm, một người ghi chép (để ghi chú), a người giữ thời gian (để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ), và người gác cổng (để tiếp tục chủ đề). Người giữ thời gian và người gác cổng chuyển đổi từng cuộc họp và có toàn quyền thay đổi chủ đề hoặc kết thúc phiên họp.

Khoảng 10 phút cuối cùng của mỗi cuộc họp được sử dụng để phát triển Kế hoạch hành động. Kế hoạch Hành động có 3 cột - Ai, Cái gì và Khi nào. Trong mỗi hành động được xác định là ai sẽ thực hiện công việc, các sản phẩm có thể đo lường được là gì và họ sẽ có nó vào lúc nào. Nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo là bắt mọi người phải chịu trách nhiệm về các sản phẩm đã được thỏa thuận. Bằng cách thiết lập các quy tắc này cho các cuộc họp, chúng tôi có thể chuyển các cuộc họp không bị gián đoạn và bắt đầu làm cho chúng hiệu quả.

Tôi thách thức bạn nghĩ về mỗi cuộc họp bạn đang tham gia, liệu đó có tạo ra doanh thu hay không, có hiệu quả hay không và cách bạn quản lý chúng. Tôi sử dụng Lịch trình để lên lịch các cuộc họp của tôi và thường tự hỏi tôi sẽ có bao nhiêu cuộc họp nếu bạn phải trả phí bằng thẻ tín dụng để lên lịch! Nếu bạn phải trả cho cuộc họp tiếp theo của mình ngoài tiền lương của bạn, bạn vẫn sẽ có nó?

3 Comments

  1. 1

    Doug, tôi muốn sắp xếp một cuộc gặp với bạn để thảo luận thêm về vấn đề này. 🙂

    Tôi từng nghe một diễn viên hài nói rằng các cuộc họp sẽ diễn ra nhanh hơn rất nhiều ở công ty Mỹ nếu người tổ chức chỉ bắt đầu cuộc họp bằng cách yêu cầu mọi người giơ tay nếu họ vẫn đang làm việc hôm qua.

  2. 2

    Bài viết tuyệt vời! Triết lý "tất cả các cuộc họp là tùy chọn" thực sự là một kim chỉ nam của ROWE, mà công ty của tôi đã được sử dụng trong một vài năm nay. Vì vậy, nhiều người trong chúng ta đặt giá trị vào những thứ sai lầm, chẳng hạn như "thời gian đối mặt", hoặc lấp đầy một chiếc ghế vào một thời điểm định sẵn. Các cuộc họp và thời gian đối mặt là rất tốt và có giá trị trong bối cảnh phù hợp nhưng chúng ta không nên cho phép những điều này tạo cho chúng ta ảo tưởng về năng suất khi nó không có ý nghĩa.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.