Tiêu chuẩn hóa địa chỉ 101: Lợi ích, phương pháp và mẹo

Tiêu chuẩn hóa địa chỉ 101: Lợi ích, phương pháp và mẹo

Lần cuối cùng bạn tìm thấy tất cả các địa chỉ trong danh sách của mình đều theo cùng một định dạng và không có lỗi là khi nào? Không bao giờ, phải không?

Bất chấp tất cả các bước mà công ty của bạn có thể thực hiện để giảm thiểu lỗi dữ liệu, việc giải quyết các vấn đề về chất lượng dữ liệu - chẳng hạn như lỗi chính tả, trường bị thiếu hoặc dấu cách ở đầu - do nhập dữ liệu thủ công - là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, Giáo sư Raymond R. Panko trong giấy xuất bản đã nhấn mạnh rằng lỗi dữ liệu bảng tính, đặc biệt là đối với các tập dữ liệu nhỏ có thể nằm trong khoảng từ 18% đến 40%.  

Để chống lại vấn đề này, tiêu chuẩn hóa địa chỉ có thể là một giải pháp tuyệt vời. Bài đăng này nêu bật cách các công ty có thể hưởng lợi từ việc chuẩn hóa dữ liệu cũng như các phương pháp và mẹo mà họ nên cân nhắc để mang lại kết quả như mong đợi.

Tiêu chuẩn hóa địa chỉ là gì?

Chuẩn hóa địa chỉ, hoặc chuẩn hóa địa chỉ, là quá trình xác định và định dạng các bản ghi địa chỉ phù hợp với các tiêu chuẩn dịch vụ bưu chính được công nhận như được đặt ra trong cơ sở dữ liệu có thẩm quyền như của Bưu điện Hoa Kỳ (USPS).

Hầu hết các địa chỉ không tuân theo tiêu chuẩn USPS, định nghĩa một địa chỉ được chuẩn hóa là, một địa chỉ được viết đầy đủ, viết tắt bằng cách sử dụng các chữ viết tắt tiêu chuẩn của Bưu điện hoặc như được hiển thị trong tệp ZIP + 4 hiện tại của Bưu điện.

Tiêu chuẩn địa chỉ bưu điện

Việc chuẩn hóa địa chỉ trở thành nhu cầu cấp thiết đối với các công ty có mục nhập địa chỉ có định dạng không nhất quán hoặc khác nhau do thiếu chi tiết địa chỉ (ví dụ: mã ZIP + 4 và ZIP + 6) hoặc lỗi dấu câu, cách viết hoa, khoảng cách và chính tả. Dưới đây là một ví dụ về điều này:

Địa chỉ gửi thư được chuẩn hóa

Như đã thấy trong bảng, tất cả các chi tiết địa chỉ đều có một hoặc nhiều lỗi và không có lỗi nào đáp ứng các nguyên tắc USPS bắt buộc.

Tiêu chuẩn hóa địa chỉ không nên nhầm lẫn với đối sánh địa chỉ và xác nhận địa chỉ. Mặc dù có những điều tương tự, nhưng xác thực địa chỉ là xác minh xem bản ghi địa chỉ có phù hợp với bản ghi địa chỉ hiện có trong cơ sở dữ liệu USPS hay không. Mặt khác, đối sánh địa chỉ là đối sánh hai dữ liệu địa chỉ tương tự để xác định xem nó có tham chiếu đến cùng một thực thể hay không.

Lợi ích của việc chuẩn hóa địa chỉ

Ngoài những lý do rõ ràng là làm sạch sự bất thường của dữ liệu, việc chuẩn hóa địa chỉ có thể mang lại một loạt lợi ích cho các công ty. Bao gồm các:

  • Tiết kiệm thời gian xác minh địa chỉ: không chuẩn hóa địa chỉ, không có cách nào để nghi ngờ danh sách địa chỉ được sử dụng cho chiến dịch thư trực tiếp có chính xác hay không trừ khi các thư được trả lại hoặc không có phản hồi. Bằng cách chuẩn hóa các địa chỉ khác nhau, nhân viên có thể tiết kiệm được số giờ làm việc đáng kể bằng cách sàng lọc qua hàng trăm địa chỉ gửi thư để đảm bảo độ chính xác.
  • Giảm chi phí gửi thư: Chiến dịch thư trực tiếp có thể dẫn đến sai địa chỉ hoặc địa chỉ không chính xác có thể tạo ra các vấn đề về thanh toán và vận chuyển trong chiến dịch thư trực tiếp. Việc chuẩn hóa địa chỉ để cải thiện tính nhất quán của dữ liệu có thể làm giảm các thư được trả lại hoặc chưa được gửi, dẫn đến tỷ lệ phản hồi thư trực tiếp cao hơn.
  • Loại bỏ các địa chỉ trùng lặp: các định dạng và địa chỉ khác nhau có sai sót có thể dẫn đến việc gửi gấp đôi số email đến các địa chỉ liên hệ, điều này có thể làm giảm sự hài lòng của khách hàng và hình ảnh thương hiệu. Làm sạch danh sách địa chỉ của bạn có thể giúp công ty của bạn tiết kiệm chi phí giao hàng lãng phí.

Làm thế nào để chuẩn hóa địa chỉ?

Bất kỳ hoạt động chuẩn hóa địa chỉ nào cũng phải đáp ứng các nguyên tắc của USPS để hoạt động đó trở nên đáng giá. Sử dụng dữ liệu được đánh dấu trong Bảng 1, đây là cách dữ liệu địa chỉ sẽ xuất hiện khi chuẩn hóa.

Trước và sau khi chuẩn hóa địa chỉ

Việc chuẩn hóa địa chỉ bao gồm một quy trình gồm 4 bước. Điêu nay bao gôm:

  1. Nhập địa chỉ: tập hợp tất cả các địa chỉ từ nhiều nguồn dữ liệu - chẳng hạn như bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu SQL, v.v. - vào một trang tính.
  2. Dữ liệu hồ sơ để kiểm tra lỗi: thực hiện cấu hình dữ liệu bằng cách sử dụng để hiểu phạm vi và loại lỗi có trong danh sách địa chỉ của bạn. Làm điều này có thể cung cấp cho bạn một ý tưởng sơ bộ về các khu vực vấn đề tiềm ẩn cần sửa chữa trước khi thực hiện bất kỳ loại tiêu chuẩn hóa nào.  
  3. Làm sạch lỗi để đáp ứng các nguyên tắc của USPS: Khi tất cả các lỗi được phát hiện, bạn có thể xóa các địa chỉ và chuẩn hóa nó theo hướng dẫn của USPS.
  4. Xác định và loại bỏ các địa chỉ trùng lặp: để xác định bất kỳ địa chỉ trùng lặp nào, bạn có thể tìm kiếm số lượng gấp đôi trong bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu của mình hoặc sử dụng chính xác hoặc kết hợp mờ để loại trừ các mục nhập.

Phương pháp chuẩn hóa địa chỉ

Có hai cách tiếp cận khác nhau để chuẩn hóa các địa chỉ trong danh sách của bạn. Bao gồm các:

Tập lệnh thủ công và công cụ

Người dùng có thể tự tìm các tập lệnh chạy và phần bổ trợ để chuẩn hóa địa chỉ từ các thư viện thông qua nhiều

  1. Ngôn ngữ lập trình: Python, JavaScript hoặc R có thể cho phép bạn chạy đối sánh địa chỉ mờ để xác định các đối sánh địa chỉ không chính xác và áp dụng các quy tắc tiêu chuẩn hóa tùy chỉnh để phù hợp với dữ liệu địa chỉ của riêng bạn.
  2. Kho lưu trữ mã hóa: GitHub cung cấp các mẫu mã và USPS API tích hợp mà bạn có thể sử dụng để xác minh và chuẩn hóa địa chỉ.  
  3. Giao diện lập trình ứng dụng: Các dịch vụ của bên thứ ba có thể được tích hợp qua API để phân tích cú pháp, chuẩn hóa và xác thực địa chỉ gửi thư.
  4. Các công cụ dựa trên Excel: các phần bổ trợ và giải pháp như YAddress, AddressDoctor Excel Plugin hoặc excel VBA Master có thể giúp bạn phân tích cú pháp và chuẩn hóa các địa chỉ trong tập dữ liệu của bạn.

Một vài lợi ích của việc đi theo lộ trình này là nó không tốn kém và có thể nhanh chóng chuẩn hóa dữ liệu cho các tập dữ liệu nhỏ. Tuy nhiên, việc sử dụng các tập lệnh như vậy có thể vượt quá vài nghìn bản ghi và do đó không phù hợp với các bộ dữ liệu rất lớn hoặc những bộ dữ liệu trải rộng trên các nguồn khác nhau.

Phần mềm xác minh địa chỉ

Phần mềm chuẩn hóa và xác minh địa chỉ có sẵn cũng có thể được sử dụng để chuẩn hóa dữ liệu. Thông thường, các công cụ như vậy đi kèm với các thành phần xác thực địa chỉ cụ thể - chẳng hạn như cơ sở dữ liệu USPS tích hợp - và có các thành phần làm sạch và lập hồ sơ dữ liệu bên ngoài cùng với các thuật toán so khớp mờ để chuẩn hóa địa chỉ trên quy mô lớn.

Điều quan trọng nữa là phần mềm phải CASS cấp giấy chứng nhận từ USPS và đáp ứng ngưỡng chính xác được yêu cầu về:

  • Mã hóa 5 chữ số - áp dụng mã ZIP 5 chữ số bị thiếu hoặc không chính xác.
  • Mã ZIP + 4 - áp dụng mã 4 chữ số bị thiếu hoặc không chính xác.
  • Chỉ báo giao hàng trong khu dân cư (RDI) - xác định xem một địa chỉ có phải là nhà ở hay thương mại hay không.
  • Xác thực điểm giao hàng (DPV) - xác định xem một địa chỉ có thể chuyển đến số căn hộ hoặc căn hộ hay không.
  • Dòng Du lịch Nâng cao (eLOT) - số thứ tự cho biết lần giao hàng đầu tiên được thực hiện cho phạm vi bổ trợ trong tuyến vận chuyển và mã tăng dần / giảm dần cho biết đơn hàng giao hàng gần đúng trong số thứ tự. 
  • Liên kết Hệ thống Chuyển đổi Địa chỉ Định vị (LACSLink) - một phương pháp tự động lấy địa chỉ mới cho các thành phố địa phương đã triển khai hệ thống khẩn cấp 911.
  • SuiteLink® cho phép khách hàng cung cấp cải thiện thông tin địa chỉ doanh nghiệp bằng cách thêm thông tin phụ (bộ) đã biết vào địa chỉ doanh nghiệp, điều này sẽ cho phép trình tự phân phối USPS ở những nơi không thể thực hiện được.
  • Và hơn thế nữa…

Ưu điểm chính là sự dễ dàng mà nó có thể xác minh và chuẩn hóa dữ liệu địa chỉ được lưu trữ trong các hệ thống khác nhau bao gồm CRM, RDBM và kho lưu trữ dựa trên Hadoop và dữ liệu mã hóa địa lý để mang lại các giá trị kinh độ và vĩ độ.

Đối với các hạn chế, các công cụ như vậy có thể tốn kém hơn nhiều so với các phương pháp chuẩn hóa địa chỉ thủ công.

Phương pháp nào tốt hơn?

Việc chọn phương pháp phù hợp để nâng cao danh sách địa chỉ của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào khối lượng hồ sơ địa chỉ, ngăn xếp công nghệ và tiến trình dự án của bạn.

Nếu danh sách địa chỉ của bạn ít hơn năm nghìn bản ghi, thì việc chuẩn hóa nó thông qua Python hoặc JavaScript có thể là một lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, nếu việc đạt được một nguồn chân lý duy nhất cho các địa chỉ sử dụng dữ liệu lan truyền trên nhiều nguồn một cách kịp thời là một nhu cầu cấp thiết thì phần mềm tiêu chuẩn hóa địa chỉ được chứng nhận CASS có thể là một lựa chọn tốt hơn.