Đào tạo Bán hàng và Tiếp thị

Cuộc họp: Cái chết của năng suất Mỹ

Các cuộc họp tại các công ty rất tốn kém, làm gián đoạn năng suất và thường là một sự lãng phí thời gian tuyệt đối. Dưới đây là ba loại cuộc họp làm tổn hại đến năng suất của một doanh nghiệp và có thể làm tổn hại đến văn hóa không thể sửa chữa được:

  • Các cuộc họp để tránh trách nhiệm. Rất có thể bạn đã thuê người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc. Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp để quyết định thay họ… hoặc tệ hơn… tước bỏ quyền quyết định của họ thì bạn đang mắc sai lầm. Nếu bạn không tin tưởng người đó sẽ thực hiện công việc, hãy sa thải họ.
  • Các cuộc họp để lan tỏa sự đồng thuận. Điều này hơi khác một chút… thường do người ra quyết định nắm giữ. Anh ấy hoặc cô ấy không tự tin vào quyết định của mình và sợ hãi về hậu quả. Bằng cách tổ chức một cuộc họp và nhận được sự đồng thuận từ nhóm, họ mong muốn giảm bớt sự đổ lỗi và giảm bớt trách nhiệm.
  • Họp để có cuộc họp. Không có gì tệ hơn là làm gián đoạn ngày của ai đó vì cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng mà không có chương trình làm việc và không có gì xảy ra. Những cuộc họp này cực kỳ tốn kém đối với một công ty, thường tốn hàng nghìn đô la cho mỗi cuộc họp.

Mỗi cuộc họp nên có một mục tiêu không thể được đáp ứng một cách độc lập… có thể là động não, truyền đạt một thông điệp quan trọng, hoặc chia nhỏ một dự án và giao nhiệm vụ. Mọi công ty nên đưa ra quy tắc - người mời sẽ từ chối một cuộc họp không có mục tiêu và chương trình làm việc.

Tại sao các cuộc họp lại hút

Tại sao các cuộc họp tệ? Bạn có thể thực hiện những bước nào để làm cho cuộc họp hiệu quả? Tôi đã cố gắng trả lời tất cả những câu hỏi đó trong bài thuyết trình hài hước (nhưng trung thực) này về các cuộc họp mà tôi đã thực hiện khoảng một thập kỷ trước.

Đây là chế độ xem nâng cao của bài thuyết trình mà tôi đã trực tiếp thực hiện. Bài thuyết trình này trên Các cuộc họp đã đến được một thời gian, tôi đã viết về các cuộc họp và năng suất trong quá khứ. Tôi đã tham dự rất nhiều cuộc họp, và phần lớn trong số đó là một sự lãng phí thời gian khủng khiếp.

Khi tôi bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình, tôi nhận thấy rằng tôi đã cho phép rất nhiều thời gian để thoát khỏi lịch trình của mình bởi các cuộc họp. Bây giờ tôi kỷ luật hơn rất nhiều. Nếu tôi có công việc hoặc dự án phải làm, tôi bắt đầu hủy và lên lịch lại các cuộc họp. Nếu bạn đang tư vấn cho các công ty khác, thời gian của bạn là tất cả những gì bạn có. Các cuộc họp có thể tăng thời gian nhanh hơn hầu hết các hoạt động khác.

Trong nền kinh tế mà năng suất phải tăng và nguồn lực ngày càng giảm, bạn có thể muốn xem xét kỹ hơn các cuộc họp để tìm cơ hội cải thiện cả hai.

Một số người vò đầu bứt tai khi tôi đi họp muộn hoặc tại sao tôi từ chối cuộc họp của họ. Họ nghĩ rằng thật là thô lỗ khi tôi có thể đến muộn… hoặc hoàn toàn không xuất hiện. Điều mà họ không bao giờ nhận ra là tôi không bao giờ đến muộn cho một cuộc gặp gỡ xứng đáng. Tôi nghĩ thật thô lỗ khi họ tổ chức cuộc họp hoặc mời tôi ngay từ đầu.

10 quy tắc cho cuộc họp

  1. Các cuộc họp xứng đáng nên có một chương trình nghị sự bao gồm những người tham dự, tại sao mỗi người trong số họ ở đó và mục tiêu của cuộc họp là gì.
  2. Những cuộc họp xứng đáng được gọi Khi cần thiết. Các cuộc họp theo lịch trình lặp lại nên bị hủy bỏ nếu không có mục tiêu nào đạt được trong cuộc họp ngày hôm đó.
  3. Các cuộc họp xứng đáng tập hợp những tâm trí phù hợp để làm việc như một nhóm để giải quyết một vấn đề, phát triển một kế hoạch hoặc thực hiện một giải pháp. Càng nhiều người được mời, càng khó đạt được sự đồng thuận.
  4. Những cuộc họp xứng đáng không phải là nơi để tấn công hoặc cố gắng làm xấu hổ các thành viên khác.
  5. Những cuộc họp xứng đáng là nơi diễn ra tôn trọng, hòa nhập, làm việc theo nhóm và hỗ trợ.
  6. Các cuộc họp xứng đáng bắt đầu với một tập hợp mục tiêu để hoàn thành và kết thúc với một kế hoạch hành động về ai, cái gì và khi nào sẽ thực hiện công việc.
  7. Các cuộc họp xứng đáng có các thành viên giữ chủ đề đúng hướng để thời gian tập thể của tất cả các thành viên không bị lãng phí.
  8. Các cuộc họp xứng đáng nên có một địa điểm thư viện nào được tất cả các thành viên biết đến trước thời hạn.
  9. Những cuộc họp xứng đáng không phải là nơi để trốn tránh trách nhiệm cá nhân đối với công việc của bạn và cố gắng che mông của bạn (đó là email).
  10. Những cuộc họp xứng đáng không phải là nơi để khoe khoang và cố gắng có được một khán giả (đó là một hội nghị).

Làm thế nào để có một cuộc họp hiệu quả

Nhiều năm trước, tôi đã học qua một lớp lãnh đạo, nơi họ dạy chúng tôi cách tổ chức các cuộc họp. Điều đó nghe có vẻ buồn cười, nhưng chi phí cho các cuộc họp với các tổ chức lớn là rất đáng kể. Bằng cách tối ưu hóa mọi cuộc họp, bạn đã tiết kiệm tiền, giành lại thời gian của các cá nhân và xây dựng nhóm của bạn thay vì làm tổn thương họ.

Các cuộc họp nhóm có:

  • Lãnh đạo - người đang tổ chức cuộc họp với một mục tiêu cụ thể trong đầu.
  • Người sao lại - người ghi chép các ghi chú của cuộc họp và kế hoạch hành động để phân phối.
  • Máy chấm công - người có trách nhiệm duy trì cuộc họp và các phân đoạn riêng lẻ của cuộc họp đúng giờ.
  • Người gác cửa - người có trách nhiệm giữ cuộc họp và các phân đoạn riêng lẻ của cuộc họp về chủ đề.

Khoảng 10 phút cuối cùng của mỗi cuộc họp được sử dụng để phát triển Kế hoạch hành động. Kế hoạch hành động có ba cột – Ai, Cái gì và Khi nào. Mỗi hành động được xác định là ai sẽ thực hiện công việc, kết quả đạt được có thể đo lường được là gì và khi nào họ sẽ hoàn thành công việc đó. Công việc của người lãnh đạo là buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về những kết quả đã thỏa thuận. Bằng cách thiết lập những quy tắc này cho các cuộc họp, chúng tôi đã chuyển đổi các cuộc họp khỏi tình trạng gián đoạn và bắt đầu làm cho chúng hiệu quả hơn.

Tôi thách thức bạn nghĩ về mỗi cuộc họp bạn đang tham gia, liệu cuộc họp đó có tạo ra doanh thu hay không, liệu nó có hiệu quả hay không và cách bạn quản lý chúng. Tôi sử dụng lên lịch cuộc hẹn và thường tự hỏi tôi thực sự sẽ có bao nhiêu cuộc họp nếu những người mời tôi phải trả phí bằng thẻ tín dụng để lên lịch! Bạn vẫn có nó nếu bạn phải trả tiền cho cuộc họp tiếp theo bằng tiền lương của mình chứ?

Douglas Karr

Douglas Karr là CMO của mởINSIGHTS và người sáng lập ra Martech Zone. Douglas đã giúp hàng chục công ty khởi nghiệp MarTech thành công, đã hỗ trợ thẩm định hơn 5 tỷ USD trong các thương vụ mua lại và đầu tư của Martech, đồng thời tiếp tục hỗ trợ các công ty triển khai và tự động hóa các chiến lược tiếp thị và bán hàng của họ. Douglas là một chuyên gia và diễn giả về chuyển đổi kỹ thuật số và MarTech được quốc tế công nhận. Douglas cũng là tác giả đã xuất bản sách hướng dẫn của Dummie và sách lãnh đạo doanh nghiệp.

Bài viết liên quan

Back to top
Đóng

Đã phát hiện ra khối quảng cáo

Martech Zone có thể cung cấp cho bạn nội dung này miễn phí vì chúng tôi kiếm tiền từ trang web của mình thông qua doanh thu quảng cáo, liên kết đơn vị liên kết và tài trợ. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn xóa trình chặn quảng cáo của mình khi bạn xem trang web của chúng tôi.