Trùng lặp: Các phương pháp hay nhất để tránh hoặc sửa dữ liệu khách hàng trùng lặp

Các phương pháp hay nhất về sao chép dữ liệu cho CRM

Dữ liệu trùng lặp không chỉ làm giảm độ chính xác của thông tin chi tiết về doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến chất lượng trải nghiệm khách hàng của bạn. Mặc dù hậu quả của việc trùng lặp dữ liệu mà tất cả mọi người đều phải đối mặt - các nhà quản lý CNTT, người dùng doanh nghiệp, nhà phân tích dữ liệu - nó có tác động xấu nhất đến hoạt động tiếp thị của công ty. Vì các nhà tiếp thị đại diện cho việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ của công ty trong ngành, dữ liệu kém có thể nhanh chóng làm mất uy tín thương hiệu của bạn và dẫn đến việc mang lại trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng. Dữ liệu trùng lặp trong CRM của công ty xảy ra do nhiều lý do.

Từ lỗi của con người đến việc khách hàng cung cấp thông tin hơi khác nhau tại các thời điểm khác nhau trong cơ sở dữ liệu của tổ chức. Ví dụ: một người tiêu dùng liệt kê tên của mình là Jonathan Smith trên một biểu mẫu và Jon Smith trên một biểu mẫu khác. Thách thức càng trở nên trầm trọng hơn bởi một cơ sở dữ liệu ngày càng tăng. Các quản trị viên thường ngày càng khó theo dõi DB và cũng như theo dõi dữ liệu liên quan. Ngày càng có nhiều thách thức hơn để đảm bảo rằng DB của tổ chức vẫn chính xác ”.

Natik Ameen, Chuyên gia Tiếp thị tại Tiếp thị Canz

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các loại dữ liệu trùng lặp khác nhau và một số chiến lược hữu ích mà các nhà tiếp thị có thể sử dụng để loại trừ cơ sở dữ liệu của công ty.

Các loại dữ liệu trùng lặp khác nhau

Dữ liệu trùng lặp thường được giải thích là bản sao của bản gốc. Nhưng có nhiều loại dữ liệu trùng lặp khác nhau làm tăng thêm sự phức tạp cho vấn đề này.

  1. Các bản sao chính xác trong cùng một nguồn - Điều này xảy ra khi các bản ghi từ một nguồn dữ liệu này được chuyển sang một nguồn dữ liệu khác mà không cần xem xét đến bất kỳ kỹ thuật kết hợp hoặc hợp nhất nào. Một ví dụ sẽ là sao chép thông tin từ CRM sang một công cụ tiếp thị qua email. Nếu khách hàng của bạn đã đăng ký nhận bản tin của bạn, thì hồ sơ của họ đã có trong công cụ tiếp thị qua email và việc chuyển dữ liệu từ CRM sang công cụ này sẽ tạo ra các bản sao của cùng một thực thể. 
  2. Các bản sao chính xác trong nhiều nguồn - Các bản sao chính xác ở nhiều nguồn thường phát sinh do các sáng kiến ​​sao lưu dữ liệu tại một công ty. Các tổ chức có xu hướng chống lại các hoạt động thanh lọc dữ liệu và có xu hướng lưu trữ tất cả các bản sao dữ liệu mà họ có trong tay. Điều này dẫn đến các nguồn khác nhau chứa thông tin trùng lặp.
  3. Thay đổi các bản sao trong nhiều nguồn - Các bản sao cũng có thể tồn tại với nhiều thông tin khác nhau. Điều này thường xảy ra khi khách hàng thay đổi họ, chức danh công việc, công ty, địa chỉ email, v.v. Và vì có sự khác biệt đáng chú ý giữa hồ sơ cũ và mới, thông tin đến được coi như một thực thể mới.
  4. Các bản sao không chính xác trong cùng một hoặc nhiều nguồn - Sự trùng lặp không chính xác là khi một giá trị dữ liệu có nghĩa giống nhau, nhưng nó được biểu diễn theo những cách khác nhau. Ví dụ: tên Dona Jane Ruth có thể được lưu là Dona J. Ruth hoặc DJ Ruth. Tất cả các giá trị dữ liệu đại diện cho cùng một thứ nhưng khi so sánh thông qua các kỹ thuật đối sánh dữ liệu đơn giản, chúng được coi là không khớp.

Sao chép có thể là một quá trình rất phức tạp vì người tiêu dùng và doanh nghiệp thường sửa đổi dữ liệu liên hệ của họ theo thời gian. Có sự khác biệt trong cách họ nhập mọi trường dữ liệu - từ tên, (các) địa chỉ email, địa chỉ cư trú, địa chỉ doanh nghiệp, v.v.

Dưới đây là danh sách 5 phương pháp hay nhất chống trùng lặp dữ liệu mà các nhà tiếp thị có thể bắt đầu sử dụng ngay hôm nay.

Chiến lược 1: Kiểm tra xác thực khi nhập dữ liệu

Bạn nên kiểm soát xác thực nghiêm ngặt trên tất cả các trang web nhập dữ liệu. Điều này liên quan đến việc đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào tuân theo kiểu, định dạng dữ liệu được yêu cầu và nằm giữa các phạm vi có thể chấp nhận được. Điều này có thể giúp ích rất nhiều trong việc làm cho dữ liệu của bạn đầy đủ, hợp lệ và chính xác. Hơn nữa, điều quan trọng là quy trình nhập dữ liệu của bạn không chỉ được định cấu hình để tạo các bản ghi mới mà trước tiên tìm kiếm và tìm xem tập dữ liệu có chứa bản ghi hiện có khớp với bản ghi đến hay không. Và trong những trường hợp như vậy, nó chỉ tìm và cập nhật, thay vì tạo một bản ghi mới. Nhiều công ty đã kết hợp kiểm tra cho khách hàng để giải quyết dữ liệu trùng lặp của chính họ.

Chiến lược 2: Thực hiện sao chép bằng các công cụ tự động

Sử dụng dịch vụ tự phục vụ phần mềm sao chép dữ liệu có thể giúp bạn xác định và làm sạch các bản ghi bị trùng lặp. Những công cụ này có thể chuẩn hóa dữ liệu, tìm chính xác các kết quả phù hợp chính xác và không chính xác, đồng thời họ cũng cắt giảm công việc thủ công khi xem qua hàng nghìn hàng dữ liệu. Đảm bảo rằng công cụ cung cấp hỗ trợ nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như trang tính excel, cơ sở dữ liệu CRM, danh sách, v.v.

Chiến lược 3: Sử dụng các kỹ thuật sao chép dữ liệu cụ thể

Tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu, việc sao chép dữ liệu được thực hiện khác nhau. Các nhà tiếp thị nên cẩn thận trong khi sao lưu dữ liệu vì cùng một thứ có thể có ý nghĩa khác nhau trên các thuộc tính dữ liệu khác nhau. Ví dụ: nếu hai bản ghi dữ liệu trùng khớp trên một địa chỉ email, thì khả năng cao là chúng bị trùng lặp. Nhưng nếu hai bản ghi trùng khớp về địa chỉ, thì nó không nhất thiết phải là bản sao, vì hai cá nhân thuộc cùng một hộ gia đình có thể có đăng ký riêng tại công ty của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo triển khai các hoạt động sao chép, hợp nhất và xóa dữ liệu theo loại dữ liệu mà bộ dữ liệu của bạn chứa.

Chiến lược 4: Đạt được kỷ lục vàng thông qua làm giàu dữ liệu

Khi bạn đã xác định danh sách các kết quả phù hợp tồn tại trong cơ sở dữ liệu của mình, điều quan trọng là phải phân tích thông tin này trước khi đưa ra quyết định hợp nhất hoặc xóa dữ liệu. Nếu tồn tại nhiều bản ghi cho một thực thể duy nhất và một số đại diện cho thông tin không chính xác, thì cách tốt nhất là xóa các bản ghi đó. Mặt khác, nếu các bản sao không hoàn chỉnh, thì hợp nhất dữ liệu là lựa chọn tốt hơn vì nó sẽ cho phép làm giàu dữ liệu và các bản ghi đã hợp nhất có thể tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn. 

Dù bằng cách nào, các nhà tiếp thị nên làm việc để đạt được một cái nhìn duy nhất về thông tin tiếp thị của họ, được gọi là kỷ lục gia vàng.

Chiến lược 5: Giám sát các chỉ số chất lượng dữ liệu

Nỗ lực không ngừng để giữ cho dữ liệu của bạn sạch sẽ và được sao chép là cách tốt nhất để thực hiện chiến lược chống sao chép dữ liệu của bạn. Một công cụ cung cấp các tính năng quản lý chất lượng và lập hồ sơ dữ liệu có thể được sử dụng rất nhiều ở đây. Các nhà tiếp thị bắt buộc phải theo dõi mức độ chính xác, hợp lệ, đầy đủ, duy nhất và nhất quán của dữ liệu đang được sử dụng cho các hoạt động tiếp thị.

Khi các tổ chức tiếp tục thêm các ứng dụng dữ liệu vào quy trình kinh doanh của họ, mọi nhà tiếp thị cần phải có các chiến lược sao chép dữ liệu tại chỗ. Sáng kiến, chẳng hạn như sử dụng các công cụ chống sao chép dữ liệu và thiết kế quy trình xác thực tốt hơn để tạo và cập nhật hồ sơ dữ liệu là một số chiến lược quan trọng có thể cho phép chất lượng dữ liệu đáng tin cậy trong tổ chức của bạn.

Giới thiệu về Thang dữ liệu

Data Ladder là một nền tảng quản lý chất lượng dữ liệu hỗ trợ các công ty làm sạch, phân loại, chuẩn hóa, khử trùng lặp, lập hồ sơ và làm phong phú thêm dữ liệu của họ. Phần mềm đối sánh dữ liệu hàng đầu trong ngành của chúng tôi giúp bạn tìm các bản ghi phù hợp, hợp nhất dữ liệu và xóa các bản sao bằng cách sử dụng các thuật toán máy học và đối sánh mờ thông minh, bất kể dữ liệu của bạn ở đâu và ở định dạng nào.

Tải xuống bản dùng thử miễn phí phần mềm đối sánh dữ liệu của Thang dữ liệu

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.