DAM: Quản lý tài sản kỹ thuật số là gì?

Quản lý tài sản kỹ thuật số

Quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) bao gồm các nhiệm vụ và quyết định quản lý xung quanh việc nhập, chú thích, lập danh mục, lưu trữ, truy xuất và phân phối tài sản kỹ thuật số. Ảnh kỹ thuật số, hoạt ảnh, video và âm nhạc minh họa cho các lĩnh vực mục tiêu của Quản lý tài sản phương tiện (một danh mục phụ của DAM).

Thật khó để tạo ra trường hợp cho Quản lý tài sản kỹ thuật số mà không xuất hiện liên tục để nói rõ ràng. Ví dụ: tiếp thị ngày nay phụ thuộc rất nhiều vào phương tiện kỹ thuật số. Và thời gian là tiền bạc. Vì vậy, các nhà tiếp thị nên dành càng nhiều thời gian cho phương tiện truyền thông kỹ thuật số của họ càng tốt cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn và bớt đi các công việc dư thừa và quản lý nhà không cần thiết.

Chúng tôi biết những điều này bằng trực giác. Vì vậy, thật ngạc nhiên là trong thời gian ngắn tham gia kể câu chuyện về DAM, tôi đã thấy sự gia tăng liên tục và nhanh chóng về nhận thức của các tổ chức về DAM. Điều đó có nghĩa là, cho đến gần đây, các tổ chức này không biết họ đã thiếu cái gì.

Rốt cuộc, một công ty thường bắt đầu mua sắm phần mềm DAM khi nhận ra rằng, thứ nhất, nó có rất nhiều (đọc “một khối lượng không thể quản lý được”) tài sản kỹ thuật số và thứ hai, xử lý thư viện tài sản kỹ thuật số khổng lồ của mình nhiều thời gian mà không mang lại đủ lợi ích. Điều này đã đúng trên một loạt các ngành bao gồm giáo dục đại học, quảng cáo, sản xuất, giải trí, phi lợi nhuận, chăm sóc sức khỏe và công nghệ y tế.

Đây là lúc DAM xuất hiện. Các hệ thống DAM có rất nhiều hình dạng và kích cỡ, nhưng tất cả chúng đều được xây dựng để thực hiện ít nhất một số việc: lưu trữ, tổ chức và phân phối tài sản kỹ thuật số một cách tập trung. Vì vậy, bạn cần biết những gì để hướng dẫn tìm kiếm nhà cung cấp của bạn?

Các mô hình giao hàng DAM

Mở rộng doanh nghiệp gần đây phát hành một sách trắng giải thích sự khác biệt (và chồng chéo) giữa các giải pháp Phần mềm như một Dịch vụ (SaaS), tại chỗ và các giải pháp DAM mã nguồn mở. Đây là một nguồn tốt để kiểm tra nếu bạn đang bắt đầu khám phá các tùy chọn DAM của mình.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất cần biết là mỗi thuật ngữ trong số ba thuật ngữ đó là một cách định nghĩa DAM (hoặc bất kỳ phần mềm nào, cho vấn đề đó) theo các tiêu chí khác nhau. Chúng không loại trừ lẫn nhau — mặc dù thực tế không có sự chồng chéo giữa SaaS và các giải pháp đã cài đặt.

SaaS DAM hệ thống cung cấp sự linh hoạt về quy trình làm việc và khả năng truy cập với chi phí CNTT tối thiểu. Phần mềm và nội dung của bạn được lưu trữ trên đám mây (tức là máy chủ từ xa). Mặc dù nhà cung cấp DAM có uy tín sẽ sử dụng phương pháp lưu trữ cực kỳ an toàn, nhưng một số tổ chức có các chính sách ngăn họ để một số thông tin nhạy cảm nhất định ra bên ngoài cơ sở của họ. Ví dụ: nếu bạn là một cơ quan tình báo của chính phủ, bạn có thể không thể làm SaaS DAM.

Mặt khác, các chương trình đã cài đặt đều là “nội bộ”. Công việc của tổ chức bạn có thể yêu cầu loại kiểm soát đối với phương tiện chỉ có thể đến từ việc lưu giữ dữ liệu và các máy chủ trong tòa nhà của bạn. Ngay cả khi đó, bạn cũng nên biết thực tế rằng, trừ khi bạn đang sao lưu dữ liệu của mình trên các máy chủ từ xa, thực tế này khiến bạn có nguy cơ xảy ra một số sự kiện khiến tài sản của bạn hoàn toàn không thể khôi phục được. Đó có thể là hỏng dữ liệu, nhưng cũng có thể là trộm cắp, thiên tai hoặc tai nạn.

Cuối cùng, có mã nguồn mở. Thuật ngữ này đề cập đến mã hoặc kiến ​​trúc của chính phần mềm, nhưng không phải là phần mềm có được truy cập từ xa hay trên các máy nội bộ của chính bạn hay không. Bạn không nên rơi vào bẫy khi dựa vào quyết định của mình về việc liệu mã nguồn mở có phù hợp với bạn hay không khi giải pháp được lưu trữ hay cài đặt. Ngoài ra, bạn nên lưu ý thực tế rằng phần mềm là mã nguồn mở chỉ tăng thêm giá trị nếu bạn hoặc ai đó có tài nguyên để tận dụng tính dễ uốn nắn của chương trình.

cánh cửa màu đỏ
Không có nhu cầu DAM của hai tổ chức nào hoàn toàn giống nhau. Miễn là bạn tập trung vào việc tìm ra giải pháp phù hợp nhất, cỏ sẽ xanh hơn ở phía bên kia.

Tính năng DAM

Như thể sự đa dạng trong các mô hình phân phối là không đủ, cũng có một loạt các tính năng được thiết lập ở đó. Một số nhà cung cấp DAM tốt hơn những nhà cung cấp khác về việc đảm bảo rằng họ phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu riêng của bạn trước khi cố gắng bán cho bạn trên hệ thống của họ, vì vậy, điều quan trọng hơn là bạn phải đi săn DAM với danh sách yêu cầu càng chi tiết càng tốt.

Thậm chí tốt hơn: hãy chia nhỏ nhu cầu của bạn thành các danh mục phải có và cần có. Bạn cũng nên ghi chú bất kỳ tính năng nào cần thiết vì bất kỳ quy định, luật hoặc quy tắc nào khác điều chỉnh thị trường hoặc ngành của bạn.

Tất cả những gì điều này làm là đảm bảo rằng bạn sẽ không kết thúc với quá ít tính năng mà bạn không thể cải thiện hiệu quả của quy trình công việc của mình nhiều nhất có thể cũng như quá nhiều tính năng mà bạn thấy mình phải trả tiền cho những tiếng chuông và còi mà bạn sẽ không bao giờ cần hoặc muốn sử dụng.

Lợi ích của DAM

Suy nghĩ về lợi ích của việc triển khai hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số về mặt "cắt giảm" chi phí hoặc "tiết kiệm" thời gian là không đủ. Nó không tập trung vào việc DAM có thể tác động đến tổ chức và tài nguyên của bạn như thế nào.

Thay vào đó, hãy nghĩ về DAM dưới góc độ “định vị lại”. Chúng tôi có xu hướng sử dụng từ này để chỉ cách phần mềm DAM cho phép và hợp lý hóa việc tái định vị các tài sản kỹ thuật số riêng lẻ, nhưng (khi được sử dụng đúng cách) nó có thể có tác động tương tự đối với lao động, đô la và tài năng.

Lấy một nhà thiết kế làm ví dụ. Anh ấy hoặc cô ấy hiện có thể dành 10 trong số 40 giờ để tìm kiếm nội dung dư thừa, tác vụ kiểm soát phiên bản và quản lý thư viện hình ảnh. Thiết lập DAM và loại bỏ nhu cầu về tất cả những điều đó không có nghĩa là bạn nên cắt giảm thời gian làm việc của nhà thiết kế. Điều đó có nghĩa là giờ đây, những giờ lao động kém hiệu quả, không có lợi có thể được sử dụng để sử dụng sức mạnh tự cho của các nhà thiết kế: thiết kế. Điều tương tự cũng xảy ra đối với nhân viên bán hàng, nhóm tiếp thị, v.v. của bạn.

Cái hay của DAM không hẳn là nó thay đổi chiến lược của bạn hoặc làm cho công việc của bạn tốt hơn. Nó giải phóng bạn theo đuổi chiến lược tương tự một cách quyết liệt hơn và làm cho công việc của bạn tập trung hơn trong nhiều thời gian hơn.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.