Đồ họa thông tin: Hướng dẫn gỡ rối các vấn đề về khả năng gửi email

Hướng dẫn xử lý sự cố và đồ họa thông tin khả năng gửi email

Khi email bị trả lại, nó có thể gây ra nhiều gián đoạn. Điều quan trọng là phải đi đến tận cùng của nó - nhanh chóng!

Điều đầu tiên chúng ta nên bắt đầu là hiểu tất cả các yếu tố giúp đưa email của bạn vào hộp thư đến… điều này bao gồm độ sạch của dữ liệu, danh tiếng IP của bạn, cấu hình DNS của bạn (SPF và DKIM), nội dung của bạn và bất kỳ báo cáo về email của bạn là thư rác.

Đây là một đồ họa thông tin cung cấp một cái nhìn tổng quan sơ bộ về cách email đi từ tạo đến hộp thư đến. Các mục được đánh dấu là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng email của bạn được gửi đến hộp thư đến của người đăng ký:

Đồ họa thông tin về khả năng gửi email - Cách Email được gửi đến Hộp thư đến

Khắc phục sự cố số trang không truy cập

Để đảm bảo bạn có thể khắc phục sự cố và khắc phục sự cố với khả năng gửi email một cách nhanh chóng và hiệu quả, dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản để khắc phục sự cố trả lại.

Bước 1: Xem lại Cơ sở dữ liệu hoặc tệp nhật ký email của bạn để tìm mã trả lại

Kiểm tra cơ sở dữ liệu cho ứng dụng email bị trả lại nhiều nhất. Hãy xem mã thoát và xem nó có bắt đầu bằng 550 mã trả lại. Nếu vậy, một bộ lọc thư rác đó là vấn đề của bạn. Yêu cầu người nhận thêm địa chỉ email vào danh bạ của họ có thể sẽ giải quyết được vấn đề này. Nếu không thể, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra SPF, DKIM và Cấu hình DMARC, Cài đặt DNS và Chính sách của bạn

Đây là bước tiếp theo của bạn cho dù bạn có tìm thấy mã thoát 550 hay không. Có nhiều phần mềm khác nhau để giúp bạn hoàn thành bước này:

MXToolbox Kiểm tra MX của Google Trình xác thực DKIM

Khi các biện pháp này không được đặt chính xác, nó có thể gây ra các vấn đề về khả năng gửi email. Ngoài ra, bạn có thể xác minh các cài đặt này bằng cách đọc qua dữ liệu tiêu đề email của bạn - chúng thường cho bạn biết liệu người khởi tạo có vượt qua các kiểm tra này hay không.

Bước 3: Kiểm tra Điểm danh tiếng / Người gửi IP của bạn

Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, có thể có sự cố với Địa chỉ IP danh tiếng hoặc điểm người gửi. Đường dẫn trở lại (hiện thuộc sở hữu của Validity) phần mềm cho phép bạn kiểm tra điểm IP của người gửi. Nếu điểm số không nhất quán, điều này sẽ cung cấp cho bạn một số hiểu biết về nguyên nhân của vấn đề. Phần mềm này cũng có thể giúp bạn xác định các cách để cải thiện trong tương lai.

Bước 4: Kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong danh sách đen hay không

Có các dịch vụ của bên thứ ba mà cả ISP và máy chủ trao đổi thư đều xác thực để xem liệu họ có nên gửi email của bạn đến hộp thư đến của khách hàng hay không. Spamhaus là công ty đi đầu trong ngành công nghiệp này. Nếu bạn có thể cung cấp dấu vết kiểm tra rằng bạn có mối quan hệ kinh doanh với người đăng ký đã báo cáo bạn là SPAM hoặc hồ sơ chọn tham gia, họ thường sẽ xóa bạn khỏi bất kỳ danh sách đen nào.

Bước 5: Kiểm tra nội dung của bạn

Các nhà cung cấp dịch vụ Internet và ứng dụng email xem qua các từ trong email của bạn để xác định khả năng đó là SPAM. Chỉ cần nêu rõ “Miễn phí” trong một dòng chủ đề hoặc nhiều lần trong toàn bộ nội dung của bạn có thể đưa email của bạn trực tiếp đến thư mục Rác. Hầu hết các Nhà cung cấp Dịch vụ Email sẽ giúp bạn đánh giá nội dung của mình và loại bỏ những từ có thể khiến bạn gặp rắc rối.

Bước 6: Liên hệ với Nhà cung cấp dịch vụ Internet của Người đăng ký

Nếu điểm của người gửi không phải là vấn đề, có thể cần phải liên hệ với ứng dụng email mà bạn đã xác định trong bước đầu tiên. Các vấn đề về khả năng phân phối có thể xảy ra với các nhà cung cấp lớn như Gmail, Microsoft, BigPond và Optus. Tuy nhiên, nếu bạn xác định khách hàng là một địa chỉ email chính phủ, tốt nhất bạn nên bỏ qua vấn đề này vì không thể liên hệ trực tiếp với cơ quan có liên quan.

Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng email (Microsoft, Google, Telstra, Optus) đưa địa chỉ IP vào danh sách trắng. Điều này sẽ ngăn sự cố xảy ra lần nữa. Đảm bảo rằng SPF, DKIM và DMARC là chính xác trước khi bạn liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ - đây sẽ là câu hỏi đầu tiên của họ. Bạn sẽ cần chứng minh các biện pháp này được đặt đúng trước khi chúng có thể thực hiện bất cứ điều gì.

LƯU Ý: Thư mục Rác là Giao

Hãy nhớ rằng thư bị trả lại có nghĩa là dịch vụ người nhận đã từ chối email và trả lời bằng mã đó. Một email được gửi (250 mã ok) vẫn có thể được gửi đến một Thư mục rác… Điều gì đó bạn vẫn phải khắc phục sự cố. Nếu bạn đang gửi hàng trăm nghìn… hoặc hàng triệu tin nhắn, bạn sẽ vẫn muốn sử dụng công cụ đặt hộp thư đến để khắc phục sự cố email của bạn có đi đến hộp thư đến hay thư mục rác hay không.

Tổng kết

Làm việc qua các bước này sẽ cho phép bạn giải quyết hầu hết các sự cố gửi email mà không gặp khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn đã hoàn thành các bước này nhưng sự cố vẫn còn, hãy trợ giúp - hãy liên hệ với nhóm của chúng tôi để được hỗ trợ.

Dựa trên hướng dẫn từng bước ở trên, chúng tôi đã hỗ trợ nhiều khách hàng giải quyết các vấn đề về khả năng phân phối của họ. Ví dụ, đối với một trong các ngân hàng doanh nghiệp của Úc, chúng tôi đã làm theo các bước trên để tăng khả năng giao hàng từ 80% lên 95% trong 2 tháng. 

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.