Tăng năng suất email với chế độ ngoại tuyến

Ngoại tuyến

Ngoại tuyếnHầu hết những người biết tôi đều biết về mối tình của tôi với Inbox Zero. Lần đầu tiên được phổ biến bởi Merlin Mann, Inbox Zero là một phương pháp quản lý email của bạn và giữ cho hộp thư đến của bạn trống. Đó là một điều tuyệt vời năng suất email hệ thống. Tôi đã lấy các khái niệm, chắt lọc chúng xa hơn một chút, và thêm một vài điểm mới. Tôi cũng dạy các buổi hướng dẫn về năng suất email một cách thường xuyên.

Mặc dù tôi là một người hâm mộ lớn, nhưng không phải ai cũng sẵn sàng cam kết làm theo tất cả các bước trong một hệ thống Inbox Zero thực sự. Tôi thường xuyên tự rơi khỏi toa xe và đôi khi phải tự quay trở lại nơi vui vẻ của email zen.

Tuy nhiên, có một kỹ thuật đơn giản từ hệ thống này mà bạn có thể thực hiện ngay lập tức và dễ dàng, và có thể sẽ giúp cuộc sống dễ dàng hơn. Nó được gọi là "chế độ ngoại tuyến".

Hầu hết các chương trình email hiện đại (như Apple Mail, Outlook, v.v.) có một cài đặt được gọi là chế độ ngoại tuyến. Khi chương trình email của bạn được đặt ở chế độ ngoại tuyến, sẽ không có thư mới nào được tìm nạp và hộp thư đến của bạn sẽ không lớn hơn nữa. Khi trạng thái này được bật, giờ đây bạn có thể thoải mái quét, xử lý và trả lời email mà không cảm thấy bị phân tâm bởi thư đến.

Lần đầu tiên tôi nghĩ đến điều này cách đây vài năm khi đang bay. Nhiều hãng hàng không hiện nay đã cung cấp wifi trong suốt chuyến bay nhưng phần lớn, bay có nghĩa là hoàn toàn bị ngắt kết nối. Tôi sẽ mang theo máy tính xách tay của mình trên chuyến bay và tôi bắt đầu nhận thấy mình đã làm việc hiệu quả như thế nào trong suốt chuyến bay. Tôi đã có thể trả lời rất nhiều email vì tôi không bị phân tâm bởi các tin nhắn đến. Thật thú vị khi trực tuyến sau khi tôi hạ cánh và nghe thấy tiếng “whoosh!” Thỏa mãn. trong tổng số 50 tin nhắn được gửi đi cùng một lúc.

Đặt chương trình email của bạn ở chế độ ngoại tuyến chỉ đơn giản là mô phỏng trải nghiệm tương tự và tăng năng suất nhưng với phần thưởng bổ sung là cho phép bạn sử dụng web và các công cụ khác cùng một lúc.

Hãy thử kiểm tra đơn giản này: trước khi bạn đóng chương trình email, hãy đặt nó ở chế độ ngoại tuyến mỗi lần. Sau đó, khi bạn mở nó vào lần tiếp theo, hãy cam kết trả lời hoặc xử lý nhiều email nhất có thể trước khi đặt nó trở lại chế độ trực tuyến. Hãy duy trì điều này trong một tuần và xem liệu bạn có bắt đầu kiểm soát tốt hơn email của mình hay không.

Tôi rất thích nghe ý kiến ​​của bạn bên dưới!

3 Comments

  1. 1

    Đây là một mẹo tuyệt vời! Tôi đã làm việc chăm chỉ để về số XNUMX hộp thư đến, nhưng họ vẫn tiếp tục đến! LOL - Liên minh huyền thoại Tôi hiện có một trợ lý giúp giải quyết các yêu cầu / câu hỏi cơ bản về email, nhưng vào cuối ngày, không ai thực sự có thể làm tất cả cho bạn. Tôi sẽ thử cái này và xem nó có hữu ích không. Cảm ơn bạn và bài viết tuyệt vời ông Reynolds.

  2. 3

    Tắt tính năng tự động nhận là bước đầu tiên của tôi để giúp mọi người tăng năng suất với email.

    Điều này biến email từ trò chơi của những kẻ xâm lược không gian (chúng tiếp tục đến!) Thành một trò chơi solitaire (hãy dành thời gian của bạn để đánh bại bộ bài.)

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.