Phân tích & Thử nghiệmNội dung tiếp thịTiếp thị qua email & Tự động hóaVideo Tiếp thị & Bán hàngTiếp thị trên điện thoại di động và máy tính bảngQuan hệ công chúngTruyền thông xã hội & Tiếp thị người ảnh hưởng

Tại sao bộ phận tiếp thị của bạn cần đầu tư vào chiến lược truyền thông nội bộ

Hàng tuần, công ty của chúng tôi gặp nhau trong một cuộc gọi công ty, nơi chúng tôi thảo luận về từng khách hàng và công việc mà chúng tôi đang hoàn thành. Đó là một cuộc họp quan trọng… chúng tôi thường xác định các cơ hội bán hàng để bán thêm cho khách hàng, chúng tôi xác định công việc tuyệt vời mà chúng tôi nên quảng bá bằng hoạt động tiếp thị của mình và chúng tôi hướng dẫn lẫn nhau về các giải pháp, chiến thuật và chiến lược để hoàn thành công việc. Cuộc họp kéo dài một giờ này vô cùng quý giá đối với sự thành công trong kinh doanh của chúng ta.

Hiệu quả sự giao tiếp nội bộ là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy lực lượng lao động gắn kết và gắn kết, đảm bảo rằng mọi người đều phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu và giá trị của công ty. Mặt khác, việc bỏ qua việc thiết lập một chiến lược truyền thông nội bộ mạch lạc có thể dẫn đến một số thách thức cản trở sự phát triển và thành công của công ty.

Hãy cùng khám phá những vấn đề chính phát sinh từ việc không có một chiến lược truyền thông nội bộ vững chắc và lợi ích của việc triển khai chiến lược này.

Những Thách Thức Khi Không Có Chiến Lược Truyền Thông Nội Bộ:

  • Thiếu sự rõ ràng và liên kết: Nếu không có chiến lược truyền thông nội bộ xác định, nhân viên có thể không hiểu rõ về tầm nhìn, mục tiêu của công ty hoặc hướng đi mà công ty muốn thực hiện. Sự thiếu rõ ràng này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, sai lệch và cảm giác mất kết nối giữa lực lượng lao động.
  • Các kênh truyền thông không hiệu quả: Chỉ dựa vào các email rời rạc, các cuộc trò chuyện không thường xuyên trong nhà bếp hoặc các bản trình bày PowerPoint lỗi thời có thể không đủ để truyền tải thông tin quan trọng. Nó có thể dẫn đến việc các thông điệp quan trọng bị mất, bị bỏ qua hoặc bị hiểu sai, dẫn đến sự thiếu hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội.
  • Mức độ gắn kết của nhân viên thấp: Việc không có chiến lược truyền thông nội bộ mạnh mẽ có thể góp phần làm giảm mức độ gắn kết của nhân viên. Khi nhân viên không cảm thấy được cung cấp đầy đủ thông tin hoặc không được tham gia, động lực và sự nhiệt tình của họ đối với công việc có thể giảm sút, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu suất tổng thể.
  • Mua có giới hạn cho các thay đổi: Giới thiệu thương hiệu mới hoặc hướng đi của công ty cần có sự ủng hộ và hỗ trợ của nhân viên. Nếu không có một kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp, nhân viên có thể không thích thay đổi hoặc không nhận thức được lý do đằng sau nó, cản trở việc thực hiện thành công.
  • Cơ hội hợp tác bị bỏ lỡ: Nền tảng giao tiếp không phù hợp có thể cản trở sự cộng tác và chia sẻ kiến ​​thức của nhân viên. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội đổi mới và cải tiến khi các ý tưởng và kiến ​​thức chuyên môn vẫn bị bỏ ngỏ trong các phòng ban.
  • Cơ hội bán hàng và tiếp thị bị bỏ lỡ: Truyền đạt những thành tựu của nhân viên của bạn là rất quan trọng vì nó tạo cơ hội để quảng bá cho những nhân viên khác đang làm việc với khách hàng và những khách hàng mà họ đang làm việc cùng. Việc bán thêm và bán chéo một khách hàng sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc tìm một khách hàng mới!

Lợi ích của chiến lược truyền thông nội bộ:

  • Tăng cường sự tham gia của nhân viên: Một chiến lược truyền thông nội bộ được thực hiện tốt sẽ giúp nhân viên gắn bó và đầu tư vào sự thành công của công ty. Nhân viên gắn kết có nhiều khả năng chủ động, trung thành và đóng góp tích cực cho văn hóa nơi làm việc.
  • Cải thiện căn chỉnh và lấy nét: Một chiến lược truyền thông hiệu quả giúp gắn kết nhân viên với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của công ty. Mọi người trên cùng một trang làm việc hướng tới các mục tiêu chung, dẫn đến hiệu suất và kết quả tốt hơn.
  • Tăng cường hợp tác và chia sẻ kiến ​​thức: Việc sử dụng các nền tảng khác nhau để liên lạc nội bộ, chẳng hạn như Slack, cổng thông tin nhân viên, mạng nội bộ và mạng xã hội doanh nghiệp, cho phép cộng tác theo thời gian thực, chia sẻ tệp và liên lạc dễ dàng giữa các bộ phận, bất kể vị trí thực tế.
  • Phổ biến thông tin nhanh chóng và hiệu quả: Với các công cụ và ứng dụng giao tiếp hiện đại, chẳng hạn như hội thảo trên web nội bộ, cuộc họp ảo và ứng dụng dành cho thiết bị di động, các bản cập nhật, tin tức và thông báo quan trọng có thể đến với nhân viên một cách nhanh chóng, giảm thiểu sự chậm trễ và đảm bảo các hành động kịp thời.
  • Văn hóa công ty được thúc đẩy: Một chiến lược truyền thông nội bộ mạnh mẽ, bao gồm các bản tin và bảng hiệu kỹ thuật số, sẽ thúc đẩy văn hóa công ty tích cực bằng cách thúc đẩy tính minh bạch, đối thoại cởi mở và công nhận thành tích của nhân viên.
  • Quản lý thay đổi thuận lợi: Trong thời gian thay đổi, một chiến lược truyền thông được lên kế hoạch tốt sẽ giúp quản lý quá trình chuyển đổi suôn sẻ bằng cách giải thích lý do đằng sau những thay đổi và giải quyết các mối quan tâm của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát và nền tảng phản hồi.
  • Khả năng sinh lời: Nhân viên được thông báo là rất quan trọng đối với lợi nhuận của một tổ chức. Giao tiếp xuất sắc vừa giúp giữ chân khách hàng vừa tăng doanh thu trên mỗi khách hàng.

Video hài hước này có sự tham gia của Howard Downer, Giám đốc Tiếp thị, cho thấy hậu quả của việc giao tiếp nội bộ kém.

Sự phụ thuộc của công ty vào các phương pháp lỗi thời như thuyết trình PowerPoint và các cuộc họp không thường xuyên không thu hút được nhân viên một cách hiệu quả, dẫn đến thiếu động lực và sự phù hợp với các mục tiêu của công ty.

Chiến lược truyền thông nội bộ

Thiết lập một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch và xem xét cẩn thận. Dưới đây là những nền tảng cơ bản và các bước để hướng dẫn bạn thực hiện quy trình:

  1. Đặt mục tiêu rõ ràng: Xác định mục đích và mục tiêu chính của chiến lược truyền thông nội bộ. Bạn muốn đạt được điều gì thông qua giao tiếp được cải thiện?
  2. Hiểu đối tượng của bạn: Biết nhân viên của bạn và sở thích giao tiếp của họ. Xem xét nhu cầu, nhân khẩu học và vai trò của họ trong tổ chức.
  3. Tạo một nhóm truyền thông: Tập hợp một nhóm chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và giám sát chiến lược truyền thông nội bộ. Nhóm này nên bao gồm các đại diện từ các bộ phận khác nhau để đảm bảo các quan điểm đa dạng.
  4. Tiến hành kiểm tra truyền thông: Đánh giá hiện trạng truyền thông nội bộ của tổ chức. Xác định điểm mạnh, điểm yếu và các lĩnh vực cần cải thiện.
  5. Xác định thông điệp chính: Xác định các thông điệp cốt lõi phải được truyền đạt tới nhân viên một cách nhất quán. Những thông điệp này phải phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu và giá trị của công ty.
  6. Chọn Kênh liên lạc: Chọn kết hợp các kênh truyền thông phù hợp với nhu cầu của tổ chức và sở thích của nhân viên. Điều này có thể bao gồm email, mạng nội bộ, ESN, cuộc họp nhóm, bản tin, v.v.
  7. Xây dựng chiến lược nội dung: Lập kế hoạch loại nội dung sẽ được chia sẻ thông qua các kênh khác nhau. Bao gồm các cập nhật, tin tức công ty, câu chuyện thành công, tiêu điểm của nhân viên và thông tin ngành có liên quan.
  8. Tạo lịch giao tiếp: Thiết lập một lịch trình cho thời gian và cách thức giao tiếp sẽ xảy ra. Lịch giao tiếp giúp duy trì tính nhất quán và đảm bảo rằng các thông điệp được gửi vào đúng thời điểm.
  9. Thúc đẩy giao tiếp hai chiều: Khuyến khích đối thoại cởi mở và phản hồi từ nhân viên. Thiết lập cơ chế để nhân viên chia sẻ ý tưởng, mối quan tâm và đề xuất của họ.
  10. Đào tạo Lãnh đạo và Quản lý: Cung cấp đào tạo về giao tiếp cho các nhà lãnh đạo và quản lý để đảm bảo họ có thể truyền tải các thông điệp quan trọng đến đội ngũ của mình một cách hiệu quả.
  11. Giám sát và Đo lường: Thường xuyên đánh giá tác động của chiến lược truyền thông. Thu thập phản hồi của nhân viên và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá hiệu quả của chiến lược.
  12. Lặp lại và cải thiện: Dựa trên phản hồi và dữ liệu, thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho chiến lược truyền thông. Cải tiến liên tục đảm bảo rằng chiến lược vẫn phù hợp và hiệu quả.
  13. Thu hút sự hỗ trợ của lãnh đạo: Có được sự hỗ trợ và tham gia từ lãnh đạo cao nhất. Khi các nhà lãnh đạo tích cực tham gia vào các nỗ lực truyền thông, nó sẽ củng cố tầm quan trọng của chiến lược trong toàn tổ chức.
  14. Kỷ niệm thành công: Công nhận và kỷ niệm các mốc quan trọng và thành công đạt được thông qua giao tiếp nội bộ được cải thiện. Củng cố tích cực khuyến khích sự tham gia liên tục của nhân viên.

Bằng cách làm theo các bước cơ bản này, các doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ mạnh mẽ nhằm thúc đẩy lực lượng lao động hợp tác, được cung cấp thông tin và có động lực. Hãy nhớ rằng giao tiếp là một quá trình liên tục và nó đòi hỏi sự cống hiến và khả năng thích ứng để đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức và nhân viên.

Nền tảng và công nghệ truyền thông nội bộ

Các doanh nghiệp nên đầu tư vào một chiến lược truyền thông nội bộ toàn diện để vượt qua những thách thức này. Có rất nhiều nền tảng và công nghệ có thể cải thiện các luồng giao tiếp nội bộ. Các công ty thường kết hợp nhiều công nghệ để đáp ứng sở thích của nhân viên:

  • Biển báo kỹ thuật số: Hiển thị trong không gian văn phòng hoặc khu vực chung để chia sẻ tin tức, thông báo và thông điệp động viên của công ty.
  • Tiếp thị Chữ ký Email (ESM): Sử dụng chữ ký email được chuẩn hóa và thiết kế tốt để củng cố các thông điệp và chương trình khuyến mãi quan trọng.
  • Mạng xã hội doanh nghiệp (ESN): Các nền tảng giống phương tiện truyền thông xã hội như Yammer để liên lạc nội bộ, thúc đẩy cộng tác và chia sẻ cập nhật.
  • Nền tảng phản hồi: Công cụ thực hiện khảo sát và thu thập phản hồi để hiểu nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên.
  • Nền tảng trò chơi hóa: Kết hợp các yếu tố trò chơi như bảng xếp hạng và phần thưởng vào giao tiếp để làm cho việc học và chia sẻ trở nên hấp dẫn.
  • Tin khẩn (IM): Các ứng dụng cung cấp giao tiếp nhanh, chia sẻ tệp và tích hợp với nhiều công cụ khác nhau.
  • Nhóm Microsoft: Nền tảng cộng tác của Microsoft, kết hợp trò chuyện, họp video, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng.
  • Ứng dụng di động: Các ứng dụng của bên thứ ba hoặc do công ty phát triển để cung cấp các bản cập nhật, tài liệu đào tạo và khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên cho điện thoại thông minh.
  • Bản tin: Email thông thường hoặc ấn phẩm mạng nội bộ tổng hợp thông tin quan trọng, cập nhật công ty và tiêu điểm của nhân viên.
  • Podcast: Podcast nội bộ để cập nhật, phỏng vấn, câu chuyện thành công và thông tin chi tiết có giá trị.
  • Cổng thông tin/Mạng nội bộ: Các trang web riêng đóng vai trò là trung tâm tập trung thông tin, tài liệu, chính sách và tin tức của công ty.
  • Nền tảng công nhận: Phần mềm ghi nhận và khen thưởng thành tích và đóng góp của nhân viên.
  • Nền tảng mạng nội bộ xã hội: Kết hợp mạng nội bộ truyền thống với các yếu tố truyền thông xã hội để giao tiếp tương tác.
  • Cuộc họp ảo: Nền tảng cho hội thảo trên web, tòa thị chính và các cuộc thảo luận tương tác.
  • Tòa thị chính ảo: Các cuộc họp trực tuyến giúp lãnh đạo và nhân viên cùng nhau cập nhật thông tin và các phiên hỏi đáp.
  • Hội thảo: Các buổi hội thảo hoặc đào tạo nội bộ dành cho nhân viên trong tổ chức.

Hãy nhớ rằng việc lựa chọn nền tảng phải phù hợp với nhu cầu, văn hóa và sở thích riêng của nhân viên của công ty. Một cách tiếp cận tích hợp sử dụng kết hợp các nền tảng này có thể đảm bảo giao tiếp nội bộ hiệu quả, dẫn đến một lực lượng lao động gắn kết và thông tin hơn.

Tóm lại, một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là rất quan trọng để xây dựng một lực lượng lao động gắn kết, được thông tin đầy đủ và có động lực. Bằng cách giải quyết các vấn đề cơ bản và nắm bắt các lợi ích, doanh nghiệp có thể tạo ra một nơi làm việc thịnh vượng, nơi nhân viên tích cực tham gia, khuyến khích cộng tác và mọi người cùng làm việc vì sự thành công chung của công ty.

Douglas Karr

Douglas Karr là CMO của mởINSIGHTS và người sáng lập ra Martech Zone. Douglas đã giúp hàng chục công ty khởi nghiệp MarTech thành công, đã hỗ trợ thẩm định hơn 5 tỷ USD trong các thương vụ mua lại và đầu tư của Martech, đồng thời tiếp tục hỗ trợ các công ty triển khai và tự động hóa các chiến lược tiếp thị và bán hàng của họ. Douglas là một chuyên gia và diễn giả về chuyển đổi kỹ thuật số và MarTech được quốc tế công nhận. Douglas cũng là tác giả đã xuất bản sách hướng dẫn của Dummie và sách lãnh đạo doanh nghiệp.

Bài viết liên quan

Back to top
Đóng

Đã phát hiện ra khối quảng cáo

Martech Zone có thể cung cấp cho bạn nội dung này miễn phí vì chúng tôi kiếm tiền từ trang web của mình thông qua doanh thu quảng cáo, liên kết đơn vị liên kết và tài trợ. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn xóa trình chặn quảng cáo của mình khi bạn xem trang web của chúng tôi.