Quy trình làm việc: Các phương pháp hay nhất để tự động hóa Phòng tiếp thị ngày nay

Quy trình làm việc

Trong thời đại tiếp thị nội dung, các chiến dịch PPC và ứng dụng di động, các công cụ cổ xưa như bút và giấy không còn chỗ đứng trong bối cảnh tiếp thị năng động ngày nay. Tuy nhiên, hết lần này đến lần khác, các nhà tiếp thị quay trở lại các công cụ lỗi thời cho các quy trình quan trọng của họ, khiến các chiến dịch dễ bị lỗi và thông tin sai.

Thực thi Quy trình làm việc tự động là một trong những cách thông minh nhất để loại bỏ những điểm kém hiệu quả này. Với các công cụ tốt hơn tại chỗ, các nhà tiếp thị có thể xác định và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, rườm rà nhất của họ, giảm thiểu nguy cơ lỗi và tạo ra một mạng lưới an toàn để ngăn tài liệu bị mất trong hộp thư đến. Bằng cách sắp xếp hợp lý các quy trình công việc, các nhà tiếp thị sẽ có lại hàng giờ trong tuần để lập kế hoạch và thực hiện các chiến dịch chi tiết nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Tự động hóa là một điểm khởi đầu đơn giản để thúc đẩy các hoạt động chung, từ đánh giá ý tưởng sáng tạo đến phê duyệt ngân sách, vào tương lai. Tuy nhiên, không có sự chuyển đổi nào là không có những thách thức của nó. Đây là hai trong số những điểm khó khăn chính mà các tổ chức gặp phải khi tiến lên với tự động hóa quy trình làm việc và cách các nhà tiếp thị có thể điều hướng xung quanh chúng:

  • Giáo dục: Áp dụng thành công công nghệ tự động hóa quy trình làm việc phụ thuộc vào việc có sự hỗ trợ của toàn bộ (hoặc, tổ chức). Công nghệ đổi mới - và đặc biệt là tự động hóa - đã làm dấy lên những lo ngại về đảm bảo việc làm kể từ cuộc cách mạng công nghiệp. Sự lo lắng này, thường không bắt nguồn từ công nghệ mà từ sự sợ hãi đơn giản về những điều chưa biết, có thể khiến việc áp dụng chệch hướng trước khi nó bắt đầu. Các nhà lãnh đạo tiếp thị càng giáo dục cho các nhóm của họ về giá trị của tự động hóa, thì càng dễ dàng giảm bớt căng thẳng của sự thay đổi. , không phải như một cỗ máy sẽ thay thế từng cá nhân. Vai trò của Automation là loại bỏ các nhiệm vụ thường xuyên như chuỗi email dài trong suốt quá trình phê duyệt. Các buổi trình diễn hoặc huấn luyện theo từng vai trò cụ thể là một cách để cho nhân viên tận mắt nhìn thấy những cách mà ngày làm việc của họ sẽ cải thiện. Việc định lượng thời gian và nỗ lực mà nhân viên sẽ tiết kiệm cho các nhiệm vụ chung như xem xét các chỉnh sửa sáng tạo hoặc phê duyệt hợp đồng giúp các nhà tiếp thị nắm bắt rõ ràng hơn về cách công nghệ sẽ tác động hàng ngày của họ.

    Nhưng giáo dục không thể kết thúc bằng một cuộc họp hoặc đào tạo kéo dài nửa ngày. Cho phép người dùng học theo tốc độ của riêng họ thông qua các phiên huấn luyện trực tiếp và tài nguyên trực tuyến trao quyền cho các nhà tiếp thị phụ trách quá trình áp dụng. Lưu ý rằng, các nhà tiếp thị nên tham gia chặt chẽ khi phát triển các nguồn lực này. Mặc dù quyết định chuyển sang kỹ thuật số có thể đến từ cấp trên xuống và bộ phận CNTT có thể sẽ là người phát triển quy trình làm việc, các nhà tiếp thị cuối cùng sẽ biết rõ nhất các trường hợp sử dụng và nhu cầu dự án của họ. Tạo tài liệu học tập phù hợp với các hoạt động cụ thể của bộ phận tiếp thị thay vì biệt ngữ CNTT mang lại cho người dùng cuối lý do để đầu tư nhiều hơn vào nỗ lực áp dụng.

  • Quy trình xác định: Quy tắc "đổ rác vào, đổ rác ra ngoài" hoàn toàn áp dụng cho tự động hóa quy trình làm việc. Tự động hóa quy trình thủ công bị hỏng hoặc được xác định kém sẽ không khắc phục được sự cố cơ bản. Trước khi quy trình công việc có thể được số hóa, các bộ phận tiếp thị phải có khả năng mã hóa các quy trình của họ để đảm bảo các nhiệm vụ ban đầu kích hoạt các hành động tuần tự thích hợp. Mặc dù hầu hết các công ty hiểu quy trình công việc của họ theo thuật ngữ chung, nhưng các quy trình này thường bao gồm một số bước dường như nhỏ được thực hiện và thường bị lãng quên trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. chuyển sang giai đoạn in. Tuy nhiên, các bước thực hiện đối với việc đăng ký và các bên tham gia vào quá trình chỉnh sửa có thể khác nhau rất nhiều giữa nhiều bộ phận. Nếu các nhà tiếp thị có thể mã hóa quy trình duy nhất cho mỗi nhiệm vụ thì việc thiết lập quy trình làm việc là một quy trình đơn giản.

    Tự động hóa bất kỳ quy trình kinh doanh nào đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các bước, con người và quản trị có liên quan để tránh sự mơ hồ có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả cuối cùng. Khi công nghệ quy trình làm việc được đưa vào hoạt động, các nhà tiếp thị nên quan trọng trong việc kiểm tra tính hiệu quả của các quy trình tự động so với các quy trình thủ công của họ. Trong các tình huống tốt nhất, tự động hóa quy trình làm việc là một nỗ lực lặp đi lặp lại giúp các bộ phận tiếp thị không ngừng cải tiến.

Cơ hội vô tận

Thiết lập quy trình làm việc tự động có thể là điểm khởi đầu của một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số lớn hơn ở nơi làm việc. Các bộ phận tiếp thị thường bị bắt làm con tin bởi quy trình làm việc chậm lại và kém hiệu quả khiến ít thời gian hơn cho việc lập kế hoạch và thực hiện chiến dịch. Tự động hóa, khi được lên kế hoạch và triển khai kỹ lưỡng với đầy đủ kiến ​​thức về những thách thức có thể phát sinh, là một bước đi đúng hướng. Khi quy trình làm việc đã sẵn sàng và hoạt động trơn tru, các nhà tiếp thị có thể bắt đầu tận hưởng năng suất và sự cộng tác tăng lên đi kèm với quy trình làm việc tự động được xác định.

Trình thiết kế quy trình làm việc SpringCM

Trình thiết kế quy trình làm việc SpringCM cung cấp trải nghiệm người dùng hiện đại để thiết lập quy trình làm việc cho các hành động được thực hiện trên tệp, thư mục hoặc thậm chí từ các hệ thống bên ngoài như Salesforce. Tự động hóa các tác vụ quản trị, khởi động quy trình công việc nâng cao hoặc gắn thẻ tài liệu và báo cáo. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để tự động định tuyến một tài liệu riêng lẻ hoặc một nhóm tài liệu liên quan đến một thư mục cụ thể. Hoặc xác định các thẻ tùy chỉnh, có thể tìm kiếm đồng bộ với hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) và tự động liên kết đến các tài liệu nhất định để hỗ trợ theo dõi và báo cáo.

Mẫu quy trình làm việc SpringCM

Quy tắc thông minh cho phép bạn thực hiện tự động hóa quy trình đáng kể với ít hoặc không cần mã hóa. Tự động định tuyến các hợp đồng hoặc tài liệu cho những người bên trong hoặc bên ngoài nhóm của bạn. Quy trình công việc nâng cao đặc biệt hữu ích trong quá trình tạo hợp đồng hoặc tài liệu khi bạn có thể sử dụng dữ liệu được xác định trước để giảm lỗi của con người, tự động phân phối để phê duyệt và lưu trữ các phiên bản đã được phê duyệt với sự tương tác của người dùng tối thiểu.

Tìm kiếm chính xác cho phép người dùng nhanh chóng theo dõi tài liệu bằng cách tìm kiếm siêu dữ liệu như ngày bắt đầu hợp đồng hoặc tên khách hàng. Bạn có thể xác định cách gắn thẻ tài liệu theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ. Các thẻ này có thể đồng bộ hóa với CRM để giữ cho các nhóm bán hàng làm việc với cùng một dữ liệu khách hàng và chúng có thể được tận dụng để theo dõi các hợp đồng chứa các điều khoản không theo tiêu chuẩn hoặc đã thương lượng.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.