5 cách để củng cố quy trình mà không ảnh hưởng đến sự sáng tạo

Quá trình sáng tạo

Các nhà tiếp thị và nhà quảng cáo có thể trở nên lố bịch một chút khi nói về quy trình. Điều này sẽ không có gì ngạc nhiên. Sau cùng, chúng tôi thuê họ vì khả năng độc đáo, giàu trí tưởng tượng và thậm chí là độc đáo. Chúng tôi muốn họ tự do suy nghĩ, giúp chúng tôi thoát khỏi lối mòn và xây dựng một thương hiệu sáng tạo, nổi bật trong một thị trường đông đúc.

Sau đó, chúng tôi không thể quay lại và mong đợi quảng cáo của mình là những người tuân theo quy tắc có cấu trúc cao, theo định hướng quy trình, những người không thể chờ đợi để phân tích các sắc thái của quy trình làm việc hiệu quả.

Nhưng ngay cả những người có tinh thần tự do nhất trong chúng ta cũng phải thừa nhận rằng khi các quy trình yếu hoặc thiếu, sự hỗn loạn sẽ ngự trị, và điều đó không tốt cho đầu ra sáng tạo.

Trong một thế giới mà người lao động tri thức trung bình chi tiêu 57% thời gian của họ on mọi thứ nhưng công việc mà họ được thuê để làm, đưa đúng loại cấu trúc vào vị trí là điều cần thiết hơn bao giờ hết. Đó là cách duy nhất để ngăn chặn pandemonium và cho phép mọi người làm công việc tốt nhất của họ.

Dưới đây là năm cách để củng cố các quy trình nhằm giành lại thời gian cho công việc sáng tạo, bổ ích phù hợp với các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất của doanh nghiệp.

1. Hãy lén lút về nó

Tôi là một người hâm mộ lớn cách tiếp cận "quy trình lén lút" của Kelsey Brogan. Là giám đốc quản lý chương trình tích hợp tại T-Mobile, Kelsey thích chứng minh cho mọi người thấy rằng quy trình làm việc có cấu trúc không cần phải quá ngột ngạt.

Rất nhiều người không yêu thích từ 'quy trình' - hay khái niệm - bởi vì họ nghĩ rằng nó siêu cứng nhắc. Nó không phải là tạo ra các ranh giới hạn chế để giữ mọi người trên làn đường của họ. Đó là việc biết mọi thứ đang ở đâu, mọi thứ nên ở đâu, chúng phù hợp ở đâu. Đó là việc tập trung danh sách của mọi người và đặt chúng ở đâu đó mà mọi người đều có quyền truy cập.

Kelsey Brogan, Giám đốc Quản lý Chương trình Tích hợp tại T-Mobile

Nhưng cô ấy không dựa vào khả năng thuyết phục của mình hoặc sử dụng các nhiệm vụ từ trên xuống để đưa các đội vào cuộc. Thay vào đó, cô ấy giúp một nhóm chuyển đổi tại một thời điểm và sau đó cô ấy cho phép những lợi ích rõ ràng của các quy trình mạnh mẽ hơn tự nói lên. Một khi các đội lân cận có thể thấy sự khác biệt mà quản lý công việc của doanh nghiệp tạo ra, họ nhanh chóng bắt đầu tham gia vào chính mình. Cách tiếp cận của Kelsey là bằng chứng rằng khi thay đổi được quản lý thành công, nó sẽ mở rộng và mở rộng một cách hữu cơ.

2. Áp dụng các mẫu cho công việc lặp lại

Những kiểu người sáng tạo có xu hướng không thích những công việc lặp đi lặp lại, không cần đầu óc hơn hầu hết. Giúp chúng không phải vất vả bằng cách áp dụng các mẫu bất cứ nơi nào phù hợp. Sử dụng công nghệ quản lý công việc của doanh nghiệp để phát triển danh sách nhiệm vụ hoàn chỉnh cho các loại dự án khác nhau, tự động phân công vai trò công việc cho các nhiệm vụ và thậm chí ước tính thời lượng và số giờ dự kiến ​​cho mỗi nhiệm vụ phụ. Về cơ bản, điều này làm cho tất cả những thứ quá trình đau đớn đó trở nên vô hình với quảng cáo của bạn.

Các nhà tiếp thị có thể đăng nhập và xem ngay công việc được giao cho từng cá nhân. Và các nhà quản lý sáng tạo có thể sử dụng các công cụ lập kế hoạch tài nguyên tích hợp để theo dõi tình trạng sẵn có của mọi người, thay vì phải đưa ra những phỏng đoán có học thức hoặc gửi hàng tá email để tìm ra ai có thời gian cho việc gì.

3. Nói lời tạm biệt với ghi chú dính

Một cái gì đó đơn giản như sắp xếp hợp lý các giao thức tiếp nhận của bạn, tạo tiền đề cho phần còn lại của dự án, có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho quá trình sáng tạo tổng thể của bạn. Bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng mọi yêu cầu công việc đều được gửi theo cùng một cách — chứ không phải qua email, ghi chú hay tin nhắn tức thì. Bạn có thể thiết lập biểu mẫu Google tự động điền vào bảng tính tập trung hoặc tốt hơn nữa là tận dụng chức năng yêu cầu công việc trong nền tảng quản lý công việc doanh nghiệp của bạn.  

4. Lấy nỗi đau ra khỏi sự kiểm chứng

Nếu bạn chỉ chọn một phần của quy trình sáng tạo để củng cố và sắp xếp hợp lý, thì kiểm chứng là công cụ có nhiều khả năng giành được trái tim và khối óc của nhóm sáng tạo của bạn. Với công nghệ kiểm tra kỹ thuật số, bạn có thể loại bỏ các chuỗi email khó sử dụng, phản hồi xung đột và nhầm lẫn phiên bản. Người sáng tạo và người quản lý lưu lượng có thể dễ dàng thấy ai đã phản hồi và ai chưa phản hồi, giảm đáng kể nhu cầu đuổi theo các bên liên quan hoặc yêu cầu phản hồi.

Để có điểm thưởng, hãy thêm quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) vào bộ công cụ của bạn. Tất cả các nhà tiếp thị sẽ đánh giá cao việc có quyền truy cập ngay vào phiên bản mới nhất của nội dung đã được phê duyệt, họ có thể thay đổi kích thước và xuất ở các định dạng họ cần mà không cần thông qua người gác cổng của nhà thiết kế đồ họa. Hãy tưởng tượng vẻ mặt của các nhà thiết kế của bạn khi họ nghe thấy họ sẽ không bao giờ phải gửi email cho ai đó phiên bản jpg đen trắng của logo công ty nữa.

5. Mời ý kiến ​​của mọi người

Bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với các quy trình hiện có — cho dù bạn đang thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn hay triển khai cập nhật quy trình làm việc được nhắm mục tiêu — hãy mời ý kiến ​​đóng góp từ những người sẽ cảm thấy tác động của những thay đổi nhất. Mặc dù bạn có thể sẽ nhờ quản trị viên hệ thống hoặc chuyên gia quản lý dự án thực hiện công việc phân tích quy trình công việc, ghi lại các bước và xây dựng các mẫu, nhưng hãy đảm bảo rằng các nhà quảng cáo được mong đợi tuân thủ quy trình đều tham gia vào từng bước của con đường.

Tạo cơ hội cho quy trình

Bạn đã từng nghe câu ngạn ngữ cũ rằng thiết kế tốt sẽ vô hình. Các quy trình làm việc nên hoạt động theo cùng một cách. Khi chúng hoạt động tốt, bạn hầu như không để ý đến chúng. Họ không nên cảm thấy bị gián đoạn hoặc mất tập trung hoặc tẻ nhạt. Họ nên âm thầm, vô hình hỗ trợ công việc cần phải hoàn thành.

Và một điều buồn cười xảy ra khi các loại hình sáng tạo trải nghiệm các quy trình làm việc theo cách này — khả năng phản kháng của họ đối với việc nói về cấu trúc và quy trình làm việc đều biến mất. Họ nhanh chóng nhận ra rằng các quy trình kỹ thuật số được thiết kế tốt không chỉ giải phóng họ khỏi công việc bận rộn và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Họ cũng trao quyền cho họ để cung cấp công việc chất lượng cao hơn một cách nhanh chóng và nhất quán, giành lại thời gian cho sự sáng tạo và đổi mới, và dành nhiều thời gian hơn mỗi ngày để làm công việc mà họ được thuê.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.