RFP360: Công nghệ mới nổi giúp xóa tan nỗi đau của RFP

RFP360

Tôi đã dành toàn bộ sự nghiệp của mình cho việc tiếp thị và bán phần mềm. Tôi đã hối hả mang lại những khách hàng tiềm năng, đẩy nhanh chu kỳ bán hàng và giành được các giao dịch - điều đó có nghĩa là tôi đã đầu tư hàng trăm giờ trong đời để suy nghĩ, làm việc và phản hồi với RFP - một điều ác cần thiết khi giành được công việc kinh doanh mới .

RFP luôn cảm thấy giống như một cuộc rượt đuổi trên giấy không bao giờ kết thúc - một quá trình chậm chạp đến mức không thể tránh khỏi việc tìm kiếm câu trả lời từ ban quản lý sản phẩm, xử lý các xung đột pháp lý, khắc phục sự cố với CNTT và xác nhận các con số với tài chính. Những người quen biết - danh sách tiếp tục. Các chuyên gia tiếp thị, bán hàng và phát triển kinh doanh dành vô số giờ kém hiệu quả để sàng lọc các câu trả lời trước đó cho các câu hỏi lặp lại, theo đuổi câu trả lời cho các câu hỏi mới, xác minh thông tin và tìm kiếm sự chấp thuận lặp đi lặp lại. Quá trình này phức tạp, tốn nhiều thời gian và gây áp lực cho bất kỳ nguồn lực nào của tổ chức. 

Bất chấp sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, đối với nhiều doanh nghiệp, quy trình RFP đã thay đổi rất ít so với kinh nghiệm của tôi khi bắt đầu sự nghiệp của tôi hơn một thập kỷ trước. Các nhóm tiếp thị vẫn đang sử dụng các quy trình thủ công để tập hợp các đề xuất lại với nhau, sử dụng các câu trả lời được lấy từ bất kỳ nguồn nào có thể nằm trong bảng tính Excel, tài liệu Google được chia sẻ và thậm chí cả lưu trữ email.

Điều đó nói lên rằng, chúng tôi không chỉ mong muốn quy trình RFP hiệu quả hơn, mà ngành công nghiệp đang bắt đầu yêu cầu nó, đó là nơi mà phần mềm mới nổi có thể tạo ra tác động to lớn cho toàn cảnh RFP.

Lợi ích của phần mềm RFP

Ngoài việc làm cho việc xây dựng một RFP ít đau đớn hơn; thiết lập một quy trình nhanh chóng, có thể lặp lại cho RFP có thể có tác động trực tiếp đến doanh thu. Đây là nơi công nghệ RFP mới nổi bước vào.

Phần mềm RFP tập trung và lập danh mục các câu hỏi và câu trả lời phổ biến trong thư viện nội dung. Hầu hết các giải pháp này đều dựa trên đám mây và hỗ trợ cộng tác trong thời gian thực giữa người quản lý đề xuất, chuyên gia về chủ đề và người phê duyệt cấp điều hành.

Đặc biệt, RFP360 cho phép người dùng nhanh chóng: 

  • Lưu, tìm và sử dụng lại nội dung với Cơ sở kiến ​​thức tùy chỉnh
  • Làm việc với đồng nghiệp trên cùng một phiên bản của một tài liệu
  • Gán câu hỏi, theo dõi tiến trình và tự động hóa lời nhắc
  • Tự động hóa câu trả lời bằng AI xác định câu hỏi và chọn câu trả lời chính xác
  • Truy cập Cơ sở Kiến thức và làm việc trên các đề xuất trong Word, Excel và Chrome bằng các trình cắm.

Trình phản hồi trên máy tính để bàn

Kết quả là, người dùng RFP360Giải pháp quản lý đề xuất của đã báo cáo rằng họ có thể cắt giảm đáng kể tổng thời gian phản hồi, tăng số lượng RFP mà họ có thể hoàn thành và đồng thời, cải thiện tỷ lệ thắng chung của họ.

Chúng tôi đã phản hồi nhiều RFP hơn 85% trong năm nay so với năm ngoái và chúng tôi đã tăng tỷ lệ thăng tiến của mình lên 9%.

Erica Clausen-Lee, giám đốc chiến lược của InfoMart

Với phản hồi nhanh hơn, bạn sẽ có nhiều cơ hội tổng thể hơn để đưa ra các phản hồi nhất quán, chính xác và hiệu quả, có nhiều khả năng giành được công việc kinh doanh hơn.

Tăng cường tính nhất quán của RFP

Sử dụng Cơ sở tri thức của nền tảng, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm và sử dụng lại nội dung đề xuất trước đây, giúp họ có một khởi đầu thuận lợi đối với các phản hồi RFP. Một trung tâm tập trung cho nội dung đề xuất giúp nhóm của bạn không phải viết lại các câu trả lời hiện có, cho phép bạn thu thập dữ liệu và giữ các câu trả lời tốt nhất để sử dụng trong tương lai.

Chúng tôi được bảo mật khi biết kiến ​​thức của chúng tôi là an toàn và nhất quán. Chúng tôi không phải lo lắng rằng chúng tôi sẽ mất bất kỳ kiến ​​thức chuyên môn nào về SME nếu ai đó nghỉ việc hoặc đi nghỉ mát. Chúng tôi không dành hàng giờ để săn lùng các câu trả lời trước đó và cố gắng tìm ra ai đang làm gì vì tất cả các câu hỏi và câu trả lời đều có trong RFP360.

Beverly Blakely Jones từ National Geographic Learning | Nghiên cứu điển hình về Cengage

Cải thiện độ chính xác của RFP 

Các câu trả lời không chính xác hoặc lỗi thời có thể khó bắt được, ngay cả đối với thành viên có kinh nghiệm nhất trong nhóm. Khi kết hợp với thời hạn nộp hồ sơ nhanh thường xảy ra trên RFP, nguy cơ cung cấp các hợp chất thông tin sai sót. Thật không may, thông tin không chính xác cũng có thể cực kỳ tốn kém vì nó có thể khiến bạn phải trả giá bằng chính công việc kinh doanh mà bạn đang muốn theo đuổi. Một phản hồi RFP không chính xác có thể dẫn đến việc bị loại khỏi việc xem xét, đàm phán kéo dài, chậm trễ trong hợp đồng hoặc tệ hơn.

Phần mềm RFP dựa trên đám mây giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép các nhóm cập nhật phản hồi của họ từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào với sự tự tin khi biết sự thay đổi được phản ánh trên toàn hệ thống.

Ví dụ: loại chức năng này là một công cụ tuyệt vời để có khi một sản phẩm hoặc dịch vụ trải qua các bản cập nhật thường xuyên cần được đưa vào phản hồi tiêu chuẩn. Trong nhiều trường hợp, đối mặt với loại thay đổi này, các nhóm phải chạy qua toàn bộ sơ đồ tổ chức để đảm bảo các bản cập nhật được thông qua về mặt tổ chức và sau đó theo dõi từng thành viên để đảm bảo nó được thực hiện ở cấp độ cá nhân đồng thời kiểm tra kỹ từng đề xuất trước khi họ đi ra ngoài. Thật là mệt mỏi.

Phần mềm RFP dựa trên đám mây quản lý những thay đổi này cho toàn bộ doanh nghiệp và đóng vai trò như một kho thanh toán bù trừ duy nhất để phát triển nội dung.

Nâng cao hiệu quả RFP

Lợi ích lớn nhất của phần mềm RFP là hiệu quả được cải thiện nhanh chóng như thế nào - theo cách riêng của nó, thời gian để xây dựng một RFP bằng cách sử dụng loại công nghệ này có thể so sánh với sự khác biệt giữa lái xe từ bờ biển này sang bờ biển khác và bay. Nhiều giải pháp phần mềm RFP, bao gồm cả RFP360, cũng dựa trên nền tảng đám mây, cho phép triển khai nhanh chóng, có nghĩa là kết quả gần như ngay lập tức.

Thời gian để định giá (TtV) là ý tưởng rằng có một chiếc đồng hồ theo dõi thời gian khách hàng mất từ ​​khi ký hợp đồng đến thời điểm 'ah-ha' khi họ hiểu đầy đủ giá trị và khai thác tiềm năng của phần mềm. Đối với phần mềm RFP, thời điểm này thường xảy ra vài tuần sau khi hợp đồng được ký kết khi người dùng đang làm việc với nhóm trải nghiệm khách hàng trên RFP đầu tiên của họ. Các câu trả lời tiêu chuẩn và đề xuất đầu tiên được tải lên hệ thống, sau đó là khoảnh khắc ah-ha - phần mềm nhận dạng các câu hỏi và chèn các câu trả lời chính xác, hoàn thành trung bình khoảng 60 đến 70 phần trăm RFP - trong thời gian ngắn. 

Chúng tôi nhận thấy rằng giao diện của RFP360 là trực quan nhất và dễ bắt đầu và chạy. Có một đường cong học tập rất tối thiểu cho chúng tôi và nó cho phép hiệu suất của chúng tôi tăng lên gần như ngay lập tức.

Emily Tippins, Quản trị viên Kinh doanh Bảo trì Swish | Nghiên cứu điển hình

Sự phát triển của quy trình RFP cho phép người dùng quay ngược thời gian để tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược, cấp cao hơn. 

Nó chắc chắn làm cho chúng tôi hiệu quả hơn. RFP360 đã trả lại thời gian cho chúng tôi và cho phép chúng tôi thực sự chọn và lựa chọn các dự án của mình. Chúng tôi không điên cuồng nữa. Chúng tôi có thể hít thở sâu, tập trung vào chiến lược và đảm bảo rằng chúng tôi đang lựa chọn các dự án phù hợp và cung cấp phản hồi chất lượng.

Brandon Fyffe, cộng sự phát triển kinh doanh tại CareHere

Công nghệ RFP phải có

  • Kinh doanh ngoài RFP - Phần mềm phản hồi không chỉ dành cho RFP, bạn cũng có thể quản lý các yêu cầu cung cấp thông tin (RFI), bảo mật và bảng câu hỏi thẩm định (DDQ), yêu cầu về bằng cấp (RFQ) và hơn thế nữa. Công nghệ này có thể được sử dụng cho bất kỳ dạng câu hỏi và câu trả lời tiêu chuẩn nào với các câu trả lời có thể lặp lại.
  • Khả năng sử dụng và hỗ trợ tốt nhất trong lớp - Không phải tất cả những người làm việc trên RFP đều là người dùng siêu việt. RFP yêu cầu đầu vào từ nhiều phòng ban và các chuyên gia chủ đề với các mức độ kỹ năng kỹ thuật khác nhau. Chọn một giải pháp dễ sử dụng và trực quan với hỗ trợ khách hàng tuyệt vời.
  • Kinh nghiệm và sự ổn định - Như với bất kỳ nhà cung cấp công nghệ SaaS nào, bạn có thể mong đợi các bản cập nhật và cải tiến thường xuyên từ công nghệ RFP của mình, nhưng hãy đảm bảo công ty đó có kinh nghiệm để cung cấp các tính năng thực sự hữu ích mà bạn có thể tin tưởng.
  • Kiến thức cơ bản  - Mọi giải pháp RFP nên bao gồm một trung tâm nội dung có thể tìm kiếm cho phép người dùng của bạn dễ dàng cộng tác và cung cấp các bản cập nhật cho các phản hồi được chỉ định cho họ. Tìm kiếm một giải pháp tận dụng AI để khớp các câu hỏi phổ biến với câu trả lời của họ.
  • Tích hợp và plug-in thông minh - Công nghệ RFP sẽ hoạt động với các chương trình bạn sử dụng. Tìm kiếm các trình cắm cho phép bạn sử dụng cơ sở kiến ​​thức của mình trong khi làm việc với phản hồi của bạn trong các chương trình như Word hoặc Excel. Phần mềm cũng nên tích hợp với các ứng dụng năng suất và CRM chính để hỗ trợ liền mạch các quy trình hiện có của RFP của bạn.

Tiết kiệm thời gian hơn và giành được nhiều RFP hơn

RFP là về chiến thắng. Chúng được thiết kế để giúp người mua quyết định ai là người tốt nhất và bạn càng chứng minh được doanh nghiệp của mình phù hợp với hóa đơn càng nhanh thì càng tốt. Phần mềm RFP tăng tốc quá trình của bạn để giúp bạn xem xét nhanh hơn, kết thúc công việc kinh doanh nhiều hơn và mang lại cho bạn nhiều cơ hội giành chiến thắng hơn.

Khi các nhóm tiếp thị ngày càng trở nên liên kết và hợp tác hơn với các hoạt động doanh thu, công nghệ RFP càng trở nên quan trọng hơn đối với quy trình. Nhu cầu về phản hồi RFP nhanh sẽ không biến mất. Vì vậy, đừng đợi cho đến khi bạn không thể chấp nhận được nữa, hãy áp dụng công nghệ giúp bạn tiết kiệm thời gian trên RFP của mình. Đối thủ của bạn chắc chắn sẽ không.

Yêu cầu một bản trình diễn RFP360

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.