Hợp lý hóa doanh nghiệp của bạn với Google Apps

hình ảnh 1

Bất cứ ai biết tôi có lẽ đều biết rằng tôi là một fan hâm mộ lớn của Google Apps. Cũng tiết lộ đầy đủ, SpinWeb là một Đại lý ủy quyền của Google Apps, vì vậy cam kết của chúng tôi đối với sản phẩm là khá rõ ràng. Tuy nhiên, có rất nhiều lý do chính đáng để hào hứng với Google Apps… đặc biệt là với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ.

Google Apps thực sự là một sự thay thế cho Microsoft Office. Khi tôi nói với mọi người điều này, họ đôi khi rất nghi ngờ, đó là lý do tại sao tôi hội thảo về chủ đề để làm sáng tỏ hơn về chủ đề. Một doanh nghiệp thực hiện bước chuyển sang Google Apps sẽ đầu tư vào cơ sở hạ tầng bao gồm email, lập lịch, quản lý tài liệu, hội nghị truyền hình và quản lý liên hệ cạnh tranh với Microsoft Exchange với mức chi phí thấp. Chúng ta hãy xem xét.

Google Email: Thay thế mạnh mẽ cho Exchange

Email trong Google Apps là Gmail mà tất cả chúng ta đều biết và yêu thích. Tuy nhiên, Google Apps cho phép bạn gắn thương hiệu email của mình bằng tên miền của công ty bạn để đảm bảo rằng nó được gắn thương hiệu chuyên nghiệp. Không ai muốn sử dụng email của người tiêu dùng để kinh doanh, phải không? Google Apps là Gmail dành cho doanh nghiệp và bao gồm một số tính năng bổ sung như chính sách tệp đính kèm và lọc spam tùy chỉnh. Nó cũng bao gồm các công cụ di chuyển giúp di chuyển từ Exchange dễ dàng hơn. Email có thể được truy cập qua web, ứng dụng email (như Outlook hoặc Apple Mail) và thiết bị di động. Hạn ngạch mặc định cho mỗi người dùng là 25GB, rất hào phóng.

Ngoài ra, tính năng lọc thư rác và vi rút trong email của Google thực sự là tốt nhất trong ngành. Tôi hiếm khi thấy thông báo xác thực sai và hầu hết các email không mong muốn đều bị bắt và lọc. Chuyển sang Google Apps thực sự loại bỏ nhu cầu về các giải pháp lọc của bên thứ ba.

Lên lịch như các chàng trai lớn

Lịch có tính năng Google Apps thật tuyệt vời. Các tổ chức có thể lên lịch cuộc họp với cả người và tài nguyên (như phòng hội thảo, máy chiếu, v.v.) chỉ với một vài cú nhấp chuột. Các thành viên trong nhóm cũng có thể xem lịch làm việc của các nhân viên khác và xem thông tin rảnh / bận rất dễ dàng. Điều này làm cho việc lên lịch các cuộc họp trong tổ chức trở nên nhanh chóng. Lời nhắc cuộc họp có thể được gửi qua email hoặc tin nhắn văn bản và có thể tùy chỉnh bởi từng người dùng.

Bộ Office đầy đủ trên Đám mây

Tôi thực sự hào hứng với tính năng Tài liệu của Google Apps. Hầu hết các tổ chức sử dụng Word, Excel và PowerPoint làm phần mềm văn phòng mặc định của họ. Điều này có nghĩa là cài đặt phần mềm trên tất cả các máy tính, cũng như hỗ trợ và duy trì nó. Điều này có thể tốn kém. Tất cả điều này có thể biến mất với Google Tài liệu. Các tổ chức hiện có thể lưu trữ tất cả tài liệu ở một nơi và sắp xếp chúng theo một số cách rất thông minh.

Điều thú vị về Google Documents là nó giúp loại bỏ sự thất vọng về việc “ai có phiên bản mới nhất của tài liệu đó?” Với Google Docs, tất cả các tài liệu được tạo trực tiếp trong hệ thống và chỉ có một bản sao của bất kỳ tài liệu nhất định nào vào mọi lúc. Nhân viên có thể cộng tác trên các tài liệu và thực hiện các thay đổi và tất cả các bản sửa đổi đều được theo dõi để bạn luôn có thể quay lại các phiên bản trước và xem ai đã làm gì.

Các tổ chức có thể đặt toàn bộ thư viện tài liệu của họ trên Google Documents và sử dụng 100% không cần giấy tờ vì bạn có thể tải lên bất kỳ loại tệp nào. Nó sẽ được chuyển đổi thành một Tài liệu Google có thể chỉnh sửa hoặc chỉ được lưu trữ trên máy chủ tệp. Google Documents cung cấp cho bạn một máy chủ tệp, bộ nhớ dùng chung và bộ ứng dụng văn phòng tất cả trong một mà không cần lo lắng về phần cứng hoặc phần mềm.

Cá nhân hóa với Google Trò chuyện

Một tính năng hay khác của Google Apps là tính năng trò chuyện video. Bất kỳ nhân viên nào có webcam đều có thể tham gia vào phiên hội nghị truyền hình với người dùng khác để giúp cộng tác dễ dàng hơn. Chất lượng tuyệt vời và bạn thậm chí có thể hội thảo với những người dùng Google khác bên ngoài công ty của mình. Nó không lạ mắt như một số giải pháp hội nghị truyền hình doanh nghiệp nhưng nó hoạt động rất tốt và là một giải pháp tuyệt vời cho hầu hết người dùng.

Lực lượng lao động di động

Tất cả các chức năng trong Google Apps hoạt động rất tốt với các thiết bị di động. Lịch trên iPhone của tôi được đồng bộ hóa liền mạch với Lịch Google của tôi và tôi cũng có thể lấy bất kỳ tài liệu nào trên điện thoại của mình. Tôi thậm chí có thể chỉnh sửa tài liệu từ điện thoại của mình! Điều này có nghĩa là tôi có thể mang theo tất cả các tài liệu công ty của tôi với tôi ở mọi nơi tôi đến. Vâng, đúng vậy - mọi tài liệu trong công ty của tôi hiện có thể truy cập được trên điện thoại của tôi. Email cũng hoạt động liền mạch và giúp bạn liên lạc trên đường rất dễ dàng.

Bảo mật của đám mây

Một trong những điểm bán hàng tốt nhất của Google Apps là nó không cần đầu tư phần cứng để chạy. Mọi thứ đều được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu của Google và giao diện được mã hóa bằng SSL. Điều này không chỉ tiết kiệm rất nhiều tiền mà còn làm cho tổ chức của bạn linh hoạt hơn rất nhiều. Nhân viên ảo có thể tham gia vào hệ thống từ mọi nơi, việc chuyển văn phòng trở nên dễ dàng hơn nhiều và dữ liệu của bạn an toàn hơn nhiều so với ở văn phòng của bạn. Tôi muốn nói đùa rằng văn phòng của chúng tôi có thể bị cháy vào ngày mai và chúng tôi thậm chí có thể không nhận thấy vì hệ thống của chúng tôi sẽ tiếp tục hoạt động.

Một lựa chọn thông minh cho các tổ chức

Phiên bản kinh doanh của Google Apps chi phí $ 50 cho mỗi người dùng mỗi năm và có thể được thiết lập rất nhanh chóng. Tôi đã kích hoạt tài khoản và có khách hàng của mình và chạy trong vòng vài ngày. Nếu bạn đang gặp vấn đề về giao tiếp với hệ thống hiện tại của mình, muốn chuyển sang sử dụng không cần giấy tờ, cần cộng tác tốt hơn với các thành viên trong nhóm hoặc chỉ đơn giản là muốn bắt đầu tiết kiệm tiền cho phần mềm văn phòng của bạn, Tôi khuyến khích bạn dùng thử Google Apps.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu tôi có thể giúp đỡ. Tôi cũng muốn nghe trải nghiệm của bạn với Google Apps, vì vậy vui lòng để lại nhận xét bên dưới!

4 Comments

  1. 1

    Amen. Chúng tôi điều hành toàn bộ công ty của mình (http://raidious.com) trên Google Apps và chúng tôi không gặp bất kỳ sự cố nào - trải nghiệm rất tích cực. Tôi ước họ sẽ tạo ra một công cụ quản lý dự án / quy trình làm việc và một công cụ CRM để đi cùng với nó!

  2. 2
  3. 3

    Tôi đề xuất Google Apps cho tất cả khách hàng của mình, bất kể quy mô. Tôi cũng đã thiết lập chúng cho một số người trong số họ nên tôi sẽ cần kiểm tra quy trình Người bán lại được ủy quyền. Một trong những điều thú vị mà tôi nhận thấy khi lưu trữ với MediaTemple là tôi có thể quản lý tất cả các cài đặt DNS tại máy chủ. Công ty đăng ký tên miền của tôi tính phí cho bất kỳ cài đặt DNS nâng cao nào, vì vậy tôi đã tiết kiệm được một vài đô la ở đó.

  4. 4

    Diito! Tôi đã từ bỏ Outlook vào ngày 1 tháng 2010 năm XNUMX. Đó là một quyết định có ý thức và một quyết định kinh doanh để làm như vậy. Tôi đã dùng hết Google Apps và không hối hận chút nào. Tôi cũng khuyến khích tất cả khách hàng của mình “ĐI GOOGLE” - làm như vậy có ý nghĩa theo nhiều cách.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.