Tìm Trung tâm Trọng lực cho Thiết kế Bản trình bày Tuyệt vời

Thiết kế bản trình bày

Mọi người đều biết rằng PowerPoint là ngôn ngữ kinh doanh. Vấn đề là, hầu hết các bộ bài PowerPoint không hơn gì một loạt các trang trình bày quá tải và thường gây nhầm lẫn đi kèm với những lời giải thích khó hiểu của người thuyết trình.

Sau khi phát triển hàng nghìn bài thuyết trình, chúng tôi đã xác định các phương pháp hay nhất đơn giản nhưng hiếm khi được sử dụng. Để đạt được điều đó, chúng tôi đã tạo Trung tâm của Gravity, một khuôn khổ mới để xây dựng bản trình bày. Ý tưởng là mỗi bộ bài, mỗi trang trình bày và mỗi phần nội dung trong bộ bài cần có một tiêu điểm. Để làm như vậy, người ta cần suy nghĩ về các bản trình bày từ ba điểm thuận lợi: (1) macro, bản trình bày rộng, (2) trang trình bày và (3) ở mức độ chi tiết, nơi mọi phần dữ liệu hoặc nội dung trong mỗi slide được xem xét cẩn thận.

Trung tâm thiết kế bản trình bày trọng lực

Chụp một góc nhìn Macro

Để bắt đầu, hãy nghĩ về bản trình bày từ góc độ vĩ mô, nhìn tổng thể bản trình bày của bạn. Trọng tâm của bài thuyết trình của bạn là gì, điều gì làm cho bộ bài trở nên gắn kết và kết tinh mục đích của bài thuyết trình của bạn? Sau đó đi sâu hơn một cấp. Mỗi slide phải có chủ đích xa hơn mục đích của bộ bài. Nếu nó không làm như vậy, thì bạn nên hỏi, mục đích của slide đó là gì? Làm thế nào để nó phù hợp với bức tranh lớn của bài thuyết trình?

Hơn nữa, mỗi slide cũng phải có Trọng tâm riêng của nó, một trọng tâm giữ chúng lại với nhau, tạo cho nó sự cân bằng và gắn kết. Và cuối cùng, hãy phóng to nội dung của từng slide. Kiểm tra từng đoạn, từng biểu đồ, từng dòng tiêu đề. Mỗi mục, bảng hoặc biểu đồ nên nói lên trọng tâm của bài thuyết trình, nhưng cũng cần tiêu điểm riêng của nó. 

Hãy để tôi minh họa bằng một phép ẩn dụ. Đi theo hệ mặt trời của chúng tôi. Mặt trời là yếu tố trung tâm của hệ mặt trời và tạo ra lực hấp dẫn lên mỗi hành tinh. Tuy nhiên, mỗi hành tinh có lực hấp dẫn riêng. Theo cách tương tự, mỗi trang chiếu, và mọi vật thể trong mỗi trang chiếu, phải nói về trọng tâm tổng thể (tức là mặt trời). Tuy nhiên, giống như các hành tinh trong hệ mặt trời của chúng ta, mỗi slide và mọi vật thể trong mỗi slide cũng phải có trọng tâm riêng để giữ cho nó có cơ sở và gắn kết. 

Hãy xem lại một số chiến lược và chiến thuật để đảm bảo rằng sự tập trung được duy trì ở mỗi cấp. 

Coi bộ bài của bạn như một tổng thể

Toàn bộ bài thuyết trình của bạn nên có một ý tưởng, chủ đề hoặc mục tiêu lớn. Cần có mục đích chung. Bộ bài này có bán công việc, ý tưởng, nghiên cứu của bạn không? Nếu vậy, hãy xác định (các) thứ bạn đang bán. Ngoài ra, bộ bài của bạn chỉ đơn giản là chia sẻ công việc của bạn, cung cấp thông tin mà không cần phải khiến khán giả hành động. Nếu bạn đang chia sẻ, bạn muốn khán giả rút ra điều gì từ bài thuyết trình? 

Chế độ xem Bản trình bày Toàn cầu

Cân nhắc đối tượng

Tiếp theo, hãy xem xét đối tượng. Ở cấp độ vĩ mô, hãy nghĩ về thành phần khán giả của bạn, cho dù đó là khách hàng, ban quản lý hay tổ chức rộng hơn. Hầu hết các bản trình bày không được hiệu chỉnh tốt cho nhu cầu của khán giả. Thay vào đó, chúng được xây dựng từ quan điểm của người nói, nhưng điều quan trọng là phải phân khúc khán giả và xây dựng câu chuyện của bạn xung quanh họ. Tại sao họ ở đây? Trình độ chuyên môn và vai trò của họ là gì? Họ thèm muốn đến mức nào đối với các chi tiết cụ thể, từ viết tắt, v.v.? Những lo lắng về nghề nghiệp của họ, những lời kêu gọi hành động của họ là gì? Họ là những người hoài nghi hay tin tưởng? Bạn sẽ phải đối mặt với loại kháng cự nào? Câu trả lời sẽ giúp định hình cách bạn xây dựng bộ bài của mình. Suy nghĩ sâu sắc về khán giả của bạn trước khi xây dựng bản trình bày của bạnsẽ giúp tối ưu hóa tác động của nó.

Cuối cùng, hãy xem xét sự gắn kết. Lùi lại và xem toàn bộ từ góc độ thiết kế và kể chuyện. Đầu tiên, hãy xây dựng cấu trúc câu chuyện. Một bài thuyết trình không phải là một chuỗi các ý tưởng, điểm dữ liệu hoặc quan sát bị ngắt kết nối, mà là hình thức kể chuyện đa phương tiện cuối cùng. Thiết kế thuyết trình là một ngành học mới nổi kết hợp từ ngữ, video, hoạt ảnh, dữ liệu, bất kỳ phương tiện nào có thể tưởng tượng được. 

Mỗi bộ bài cần có cấu trúc tường thuật; đầu, giữa và cuối, đồng thời chia nhỏ các khái niệm chính thành các phần và tiểu mục. Chủ đề càng phức tạp thì càng cần nhiều tổ chức. Người ta cần một tay cầm để nhóm các khái niệm, tạo hệ thống phân cấp và trình tự. Tôi bắt đầu bằng cách phác thảo, xây dựng hệ thống phân cấp theo định nghĩa, sau đó chuyển sang phân cảnh (tức là khoảng chín hoặc 12 ô vuông trên một trang tính) và tạo các bản phác thảo thô, không có chi tiết. Quá trình này là một cách để lấy thông tin phức tạp và xây dựng một câu chuyện trực quan. Bằng cách sử dụng kết hợp giữa lập dàn ý và phân cảnh, kết quả sẽ là một cấu trúc tường thuật có tổ chức với phân cấp có chủ đích. 

Chiến thuật thiết kế

Khi nói đến các chiến thuật thiết kế đơn giản, quy tắc cơ bản nhất cần tuân theo để xây dựng sự gắn kết trên bộ bài của bạn là hạn chế hoạt ảnh và chuyển tiếp. Trên thực tế, giới hạn tất cả chuyển động ở những chuyển đổi mờ dần cơ bản là một nguyên tắc chung. Trừ khi bạn là một nhà thiết kế hoặc họa sĩ hoạt hình có tay nghề cao, bạn nên tránh xa các hoạt ảnh và chuyển tiếp PPT. Điều đó nói rằng, các chuyển đổi mờ dần tạo cơ sở tuyệt vời cho các bài thuyết trình vì chúng dễ dàng, thường được sử dụng trong phim, nhưng không sến 

Hai chiến thuật tiếp theo liên quan đến phông chữ. Cố gắng gắn bó với hai họ phông chữ trong bản trình bày: một cho dòng tiêu đề và tiêu đề, một cho mọi thứ khác (bao gồm cả phụ đề và nội dung). Tốt hơn hết, hãy sử dụng một họ phông chữ nhưng thay đổi trọng lượng (ví dụ: đậm cho tiêu đề và tiêu đề, thường hoặc nhạt cho nội dung và phụ đề). Tôi thường sử dụng Franklin Gothic, một phông chữ thanh lịch, cân đối. Calibri là một lựa chọn tuyệt vời cho nội dung sao chép và văn bản dài hơn, vì kích thước phông chữ nhỏ hơn giúp tiết kiệm dung lượng, đồng thời dễ làm việc. 

Chiến thuật tiếp theo là màu sắc. Khi nói đến màu phông chữ, có xu hướng sử dụng một màu xuyên suốt hoặc các sắc thái của cùng một màu, lý tưởng là đen / xám. Bạn có thể nói điều đó thật nhàm chán, nhưng sự thật là sự thú vị về thị giác được tạo ra từ sắc thái trong việc sử dụng phông chữ, chứ không phải trong cầu vồng phông chữ màu sáng. Sự quan tâm trực quan đến từ hệ thống phân cấp, ảnh hoặc dữ liệu. Vì vậy, hãy sử dụng một hoặc hai phông chữ và hạn chế sử dụng màu sắc. Lý tưởng nhất là sử dụng một màu cho tất cả bản nội dung và các sắc thái khác nhau của cùng một màu để tạo thứ bậc. 

Mỗi trang trình bày, một tiêu điểm

trình chiếu trọng lực

Chúng tôi đã xem xét bộ bài trên toàn cầu; bây giờ chúng ta sẽ trình bày các slide riêng lẻ. Bạn đánh giá một slide như thế nào? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng mỗi vật đều có trọng tâm đối với mỗi vật? Một lần nữa, mỗi trang trình bày phải nâng cao mục đích tổng thể của bộ bài. Nếu nó không, tại sao nó ở đó? Tuy nhiên, mỗi slide cũng cần có tiêu điểm riêng. Cần có hệ thống phân cấp, sự cân bằng và các dấu hiệu trực quan để làm cho ý nghĩa của slide riêng lẻ rõ ràng, đồng thời phân biệt thông tin quan trọng hơn với thông tin ít quan trọng hơn. 

Giống như các cấp độ khác, có các chiến thuật để sử dụng ở cấp độ trượt. Sự khôn ngoan thông thường cho thiết kế slide là trình bày một ý tưởng trên mỗi slide. Vấn đề là, điều đó không phải lúc nào cũng thực dụng. Một ý tưởng cho mỗi trang trình bày là một chiến thuật tuyệt vời cho các cuộc nói chuyện TED, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả cho các bài thuyết trình hàng ngày của công ty, chắc chắn không phải cho nghiên cứu hoặc các bài thuyết trình phức tạp với nhiều dữ liệu. 

Trong hầu hết các bài thuyết trình của công ty, việc “nhồi nhét slide” là không thể tránh khỏi. Giải pháp là cân bằng hình ảnh và phân cấp, vì vậy thay vì tập trung vào một ý tưởng trên mỗi trang trình bày, mô hình phù hợp hơn nên là một ý tưởng tại mỗi thời điểm. Bạn có thể có bao nhiêu ý tưởng cần thiết trong một slide nhất định và bao nhiêu thông tin, nhưng điều quan trọng là kiểm soát sự chú ý của khán giả tại mỗi thời điểm. Đây là cách sắp xếp hợp lý các kết nối trong thời gian thực giữa hình ảnh và lời nói, để đảm bảo rằng khán giả không bị nhầm lẫn. Hình ảnh và từ ngữ phải luôn được kết nối rõ ràng.

Một chiến thuật khác - đơn giản hóa. Có thể đó là một chút tham vọng, nhưng thiết kế sạch sẽ rất tuyệt. Việc sắp xếp và chỉnh sửa tạo ra sự đơn giản. Nếu bạn nghi ngờ, thiên hướng nên cắt và đặt ít hơn là nhiều hơn trên mỗi slide. 

Tiếp theo, hãy xem xét không gian âm bao quanh một đoạn văn bản, biểu đồ hoặc hình ảnh. Không gian âm giúp xác định ranh giới trên trang chiếu và hình ảnh, đồng thời tạo ra sự cân bằng. Đây là một khái niệm tinh tế, nhưng nó tăng thêm sự tinh tế cho thiết kế slide. Bạn muốn một số không gian tiêu cực nhưng không quá nhiều; đó là sự cân bằng cần suy nghĩ và thực hành. Cố gắng hướng tới sự cân bằng và các trang trình bày sẽ có thứ tự và hình ảnh rõ ràng. 

Biên lợi nhuận là một chiến thuật cân nhắc khác. Rất ít người không thiết kế các bài thuyết trình vì mục đích sống tập trung vào việc duy trì lợi nhuận bằng nhau xung quanh dưới cùng, trên cùng, bên trái và bên phải. Theo quan điểm của tôi, lề là một trong những công cụ thiết kế quan trọng nhất hiện có. Luôn cố gắng duy trì lề, ngay cả khi điều đó có nghĩa là thu nhỏ biểu đồ, văn bản, ảnh và đối tượng để làm cho chúng vừa vặn trong khi vẫn giữ được lề nhất quán trên các trang trình bày của bạn. 

Cuối cùng, hãy xem xét văn bản - chúng ta đã thảo luận về các trang trình bày khai báo và sự đơn giản, nhưng thực tế là bạn sẽ phải đối mặt với những bức tường chữ của văn bản được nhồi nhét quá mức. Làm thế nào để bạn tạo hệ thống phân cấp với tường từ? Sử dụng văn bản một cách cơ hội. Mỗi khi bạn có một đoạn văn bản lớn, hãy cân nhắc dẫn đầu bằng một tiêu đề câu ngắn gọn tóm tắt những điểm rút ra chính từ đoạn văn. Và đặt dòng tiêu đề khác biệt bằng cách in đậm văn bản dòng tiêu đề, làm cho nó lớn hơn một chút và / hoặc làm cho màu chữ đậm hơn đoạn văn.  

Cuối cùng nhưng không kém, hãy xem trong mỗi trang trình bày

Mức thu phóng cuối cùng là xem xét mọi đối tượng (tức là từng biểu đồ, đoạn văn bản, hình ảnh, v.v.) trong mỗi trang chiếu. Khi nói đến dữ liệu, mọi biểu đồ, bảng và đồ thị phải liên quan trực tiếp đến Trung tâm trọng lực tổng thể. Thực sự cân nhắc xóa bất kỳ tập dữ liệu nào nếu tập dữ liệu đó không tiếp tục đạt được mục đích chung của bản trình bày. Điều đó nói rằng, mỗi biểu đồ, bảng và đồ thị cần có trọng tâm, sự cân bằng và thứ bậc riêng để kéo chúng lại với nhau. 

Dữ liệu bản trình bày

Đầu tiên, hãy thừa nhận rằng dữ liệu là con của bạn. Bạn dành vô số giờ và tiền bạc để phát triển dữ liệu và phân tích của mình và bạn muốn chia sẻ nó. Vấn đề là, không ai quan tâm nhiều đến con bạn (bất kể bạn chia sẻ bao nhiêu hình ảnh về em bé), và không ai quan tâm nhiều đến dữ liệu của bạn. Khi trình bày công việc của mình, hầu hết mọi người chia sẻ quá nhiều dữ liệu vì họ không muốn đánh lừa hoặc nhầm lẫn, và quan trọng nhất, họ không muốn bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng. Điều đó nói rằng, hãy cân nhắc rằng chìa khóa cho vai trò người thuyết trình của bạn là quản lý, cung cấp thông tin sâu sắc hơn là chôn vùi khán giả trong đó. 

Riêng biệt, thiết kế dữ liệu sử dụng các công cụ tương tự như thiết kế slide. Sử dụng màu sắc một cách hợp lý và thận trọng. Sử dụng hiệu quả không gian âm tạo ra hệ thống phân cấp. Vào cuối ngày, dữ liệu nên là điểm chính, các điểm dữ liệu quan trọng nhất nên nổi bật. Loại bỏ các nhãn và vùng chứa, dấu thăng, dòng và chú giải không cần thiết. Loại bỏ chuông và còi tạo ra sự lộn xộn và rối mắt. Tìm câu chuyện trong dữ liệu và không chia sẻ quá mức.

Để tổng hợp thiết kế dữ liệu tuyệt vời thành một danh sách đột phá, có ba điều bắt buộc. Dữ liệu cần phải là:

  • Trong sáng
  • Sâu sắc
  • Đẹp

Trước tiên, dữ liệu cần phải dễ dàng có thể truy cậpchính xác. Các trục và tỷ lệ của hình ảnh, thanh và đường thẳng cần phải chính xác. Điểm nhấn trực quan phải mô tả dữ liệu một cách công bằng. Một hệ thống phân cấp trực quan thích hợp sẽ làm cho dữ liệu trở thành người hùng, không có chuông và còi thừa.

Thứ hai, là dữ liệu của bạn sâu sắc? Dữ liệu phải kể một câu chuyện và kết nối trực tiếp với chủ đề tổng thể của bài thuyết trình. Nếu không có gì thú vị về dữ liệu, hãy xem xét loại bỏ nó. Hãy cẩn thận về việc hiệu chỉnh mức độ chi tiết của dữ liệu, vì càng chi tiết, càng khó nhấn mạnh thông tin chi tiết. 

Thứ ba, là dữ liệu đẹp, về mặt thẩm mỹ? Bạn có đang sử dụng màu sắc như một công cụ có mục đích không? Việc hiển thị dữ liệu càng đơn giản càng tốt? Có các đường nét đậm, văn bản và hình dạng ở những nơi cần thiết không? Có không gian âm rộng rãi không?

Khi thiết kế bất kỳ bản trình bày nào, hãy cân nhắc cách nó hoạt động ở ba mức thu phóng. Ở mỗi cấp độ, hãy xem xét cách nó kết nối với Trung tâm trọng lực tổng thể. Và đồng thời, nó cũng phải có điểm nhấn riêng duy trì sự gắn kết. Tập trung vào ba cấp độ này và bài thuyết trình của bạn sẽ mang lại hiệu quả trong ngày.

Bạn nghĩ gì?

Trang web này sử dụng Akismet để giảm spam. Tìm hiểu cách xử lý dữ liệu nhận xét của bạn.